Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
7.1. Составление номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.
7.1.2. Номенклатура дел предназначена для:
- классификации документов;
- порядка формирования дел в делопроизводстве;
- определения сроков хранения документов;
- группировки исполненных документов в дела;
- систематизации и учета дел;
- индексации дел;
- использования, в качестве основы, для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения;
- использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
7.1.3. Номенклатура дел разрабатывается на основе состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности администрации, и должна охватывать весь объем служебной документации, различного рода картотеки и базы данных. Не включаются в номенклатуру дел документы, не подлежащие регистрации и учету.
7.1.4. Номенклатура дел составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в своем подразделении, и не позднее ноября текущего года представляется в отдел канцелярии.
Отдел канцелярии совместно с архивным отделом на их основе составляют сводную номенклатуру дел администрации. После утверждения экспертной комиссией (ЭК) организации и согласования с ЭК архивного органа номенклатуру утверждает руководитель организации.
Выписки из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры отдел канцелярии направляет в подразделения администрации.
7.1.5. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать и согласовать с архивным отделом и отделом канцелярии свою номенклатуру дел.
7.1.6. В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают с ЭК архивного органа независимо от срока ее предыдущего согласования.
7.1.7. Отдел канцелярии и архивный отдел проводят регулярные проверки правильности помещения исполненных документов в соответствующие дела по номенклатуре.
7.1.8. Составляют номенклатуру по единой для всех организаций форме, установленной "Основными правилами работы ведомственных архивов". Она содержит 5 граф.
7.1.9. Графа первая "Индекс дела".
Состоит из двух частей - цифрового обозначения подразделения и порядкового номера дела. Номера подразделениям присваивают составители сводной номенклатуры, начиная ее, как правило, с комитета по общим вопросам, куда входят отдел канцелярии, протокольная часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска и архивный отдел, или контрольного комитета, как имеющих наибольший документооборот. Индексы обозначаются арабскими цифрами 01,02,03 и т.д.
(Абзац в редакции, введенной в действие Постановлением Администрации Города Томска от 24 февраля 2014 года № 148,- см. предыдущую редакцию)
Подразделения, имеющие многоступенчатую структуру (департамент - комитет - отдел), будут иметь и многоступенчатое цифровое обозначение. Так, отдел муниципального заказа комитета по экономическому анализу департамента экономики в номенклатуре будет обозначен 04-01-05 (где 04 - обозначение департамента, 04-01 - комитета в департаменте, 04-01-05 - отдела в комитете департамента).
Вторая часть "индекса дела" - порядковый номер дела, под которым оно включено в номенклатуру, так же обозначается арабскими цифрами.
Таким образом, дела с заголовком "отчеты о работе" в разных органах будет иметь разный индекс: