6.1. Общие положения
6.1.1. Система контроля исполнения включает в себя: постановку документов (поручений) на контроль, контроль за порядком и соблюдением установленных сроков исполнения документов (поручений), снятие исполненных документов (поручений) с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
6.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, по которым даны конкретные поручения руководством администрации.
Постановку документов (поручений) на контроль и снятие их с контроля осуществляют: Мэр Города Томска, первый заместитель Мэра Города Томска, заместитель Мэра по особо важным поручениям, управляющий делами администрации Города Томска и председатель контрольного комитета администрации Города Томска. В органах администрации Города Томска - руководители соответствующих органов
6.1.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют: Мэр Города Томска, его заместители, руководители органов администрации Города Томска, должностные лица, которым поручено осуществление контроля за исполнением документов (поручений).
Кроме того, в установленном порядке контроль за исполнением правовых актов и поручений осуществляет контрольный комитет администрации Города Томска.
6.2. Организация контроля прохождения документов и сроков их исполнения
6.2.1. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль", на документ заводится контрольная карточка.
6.2.2 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: внутренних - с даты подписания (утверждения) документа или опубликования в СМИ, а поступивших из органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, в соответствии со сроками, установленными действующим законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- имеющие в тексте резолюции пометку “срочно” исполняются в течение 24 часов с момента их получения исполнителем (соисполнителями), имеющие пометку “оперативно” - в срок, не превышающий пяти рабочих дней
- остальные - в срок не более месяца;
Сотрудники комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска осуществляют вручение документов, имеющих в тексте резолюции пометку “срочно”, исполнителю (соисполнителям) в течение часа с момента их поступления в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска
В случае если последний день установленного срока исполнения документа приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
(Пункт в редакции, введенной в действие Постановлением Администрации Города от 21 декабря 2013 года № 1453, - см. предыдущую редакцию)
6.2.3. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 2-х дней до истечения этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
6.2.4. Приостановить исполнение документов, а также отменить их имеют право только должностные лица - авторы документа.
6.2.5. В случае исполнения документа несколькими органами подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
6.2.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые им документы.
6.2.7. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в контрольной карточке.
6.2.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если по представленным по нему материалам о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в карточке проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
6.2.9. Документы в аппарате администрации снимаются с контроля Мэром города, первым заместителем Мэра, заместителем Мэра по особо важным поручениям и председателем контрольного комитета.