5.1. Документооборот
5.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
5.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации, регламентируются данной Инструкцией, положениями об органах и должностными инструкциями их работников.
5.2. Прием корреспонденции
5.2.1. Прием корреспонденции в администрации ведется децентрализовано:
- корреспонденция, поступающая на имя Мэра и его заместителей, принимается в отделе канцелярии;
- копии федеральных законов Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора Томской области, постановлений Государственной Думы Томской области и решений Думы Города Томска - в контрольном комитете;
- письма и коллективные заявления граждан и организаций - в приемной по личным вопросам;
- корреспонденция, адресованная органам администрации Города Томска, в том числе с грифом "Для служебного пользования" - в этих подразделениях;
- секретная корреспонденция - в режимно-секретных подразделениях органов администрации Города Томска, а в случае их отсутствия - в отделе защиты информации (1 отдел) администрации Города Томска
- корреспонденция с пометкой "Для служебного пользования", в том числе проекты, копии и экземпляры правовых актов, поступающая на имя Мэра Города Томска, его заместителей - в отделе защиты информации (1 отделе) администрации Города Томска;
(Абзац в редакции, введенной в действие Постановлением Администрации Города Томска от 24 февраля 2014 года № 148,- см. предыдущую редакцию)
5.2.2. При приеме корреспонденции (до ее вскрытия) проверяется возможное наличие посторонних вложений, представляющих какую-либо опасность. Порядок приема и действия лиц, принимающих такую корреспонденцию, определяется специальной инструкцией.
5.2.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, целостность упаковки, комплектность документов и приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным (исходящим) номерам, указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый (входящий регистрационный) номер и дата поступления. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.
5.2.4. При отсутствии документов или некоторых из них, а также при наличии у них повреждений составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии администрации, второй приобщается к поступившему документу, третий (или письмо с сопроводительной запиской) направляется отправителю.
Конверты от поступивших документов сохраняются лишь в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки документа.
5.2.5. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы, а также документы, чьи учетные (исходящие) номера не соответствуют указанным на конверте, возвращаются отправителю с соответствующими пояснениями.
5.3. Регистрация документов
5.3.1. Все поступившие документы подлежат регистрации путем записи учетных данных о документе, фиксирующих факт его создания, отправления или получения.
5.3.2. Регистрируются документы, поступающие из других организаций, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
5.3.3. Ряд документов может не регистрироваться.
5.3.4. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.
5.3.5. Регистрация документов проводится децентрализовано (см. п. 5.2.1.).
5.3.6. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах - журналах, традиционных или электронных карточках. При электронной регистрации необходимо иметь распечатку на бумажном носителе.
5.3.7. Входящие и исходящие документы регистрируются раздельно.
Телеграммы и телефонограммы регистрируются в отдельном журнале.