1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Города Томска (далее - Инструкция) устанавливает в администрации Города Томска и ее отраслевых и территориальных органах единые правила и порядок работы с организационно-распорядительными документами несекретного характера.
Для целей настоящей Инструкции под организационно-распорядительным документом понимается вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Положения настоящей Инструкции распространяются также на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств электронно-вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации в администрации Города Томска должны отвечать требованиям Инструкции.
Порядок организации работы с секретными документами, с грифом "Для служебного пользования" устанавливается специальной инструкцией.
Составление, оформление и учет документов по финансово-хозяйственной деятельности администрации Города Томска производится в порядке, установленном действующим законодательством.
1.2. Правовой основой Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации и Томской области, а также требования Государственных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", положения "Государственной системы документационного обеспечения управления" (ГСДОУ), Устав Города Томска, решения Думы Города Томска, Регламент работы администрации г. Томска, а также иные муниципальные правовые акты Города Томска.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства в администрации Города Томска возлагается на управляющего делами. В отраслевых и территориальных органах и подразделениях администрации - на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства.
Контроль за соблюдением в администрации, ее органах и подразделениях требований делопроизводства, методическое руководство по работе с документами, обучение сотрудников возлагается на комитет по общим вопросам и контрольный комитет администрации Города Томска (по своим направлениям деятельности).
1.4. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены руководителем подразделения с настоящей Инструкцией под роспись.
При уходе сотрудника в отпуск, выезде в командировку, увольнении или перемещении по службе имеющиеся у него на исполнении документы, по указанию руководителя соответствующего органа или подразделения, передаются другому сотруднику по акту передачи.
При утрате документа сотрудник обязан немедленно доложить об этом руководителю органа и представить письменное объяснение заместителю Мэра по особо важным поручениям.
Передача документов, их копий сотрудникам других организаций, а также передача им какой-либо служебной информации осуществляется в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами Города Томска.
1.5. В случаях возникновения вопросов по организации делопроизводства, не предусмотренных настоящей Инструкцией, следует руководствоваться положениями и рекомендациями архивных органов.