АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТОМСКА
МЭР ГОРОДА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 сентября 1999 года № 615
Об утверждении инструкции по делопроизводству
в администрации города Томска
(с изменениями на 20.12.02 г.)
_________________________________________________________
Утратило силу на основании
Постановления Мэра г. Томска от 27 мая 2004 года № 251
_________________________________________________________
____________________________________________________
Документ с изменениями. внесенными
Постановлением Мэра г. Томска от 20.12.02 г. № 491
Постановлением Мэра г. Томска от 21.11.02 г. № 445
Постановлением Мэра г. Томска от 25.03.02 г. № 116
Постановлением Мэра г. Томска от 17.11.00 г. № 700
Постановлением Мэра г. Томска от 4.11.00 г. № 671
Постановлением Мэра г. Томска от 22.09.00 г. № 569
Постановлением Мэра г. Томска от 31.01.00 г. № 47
____________________________________________________
В целях приведения делопроизводства в администрации г.Томска в соответствие с "Государственной системой документационного обеспечения управления" (ГСДОУ) и ГОСТ Р6.30-97, а также установления в аппарате администрации и ее структурных подразделениях единых правил и порядка работы с документами,
П О С Т А Н О В Л Я Ю:
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации г.Томска.
2. Главам объединенных администраций Южного и Северного округов (Ваксу В.И., Диденко Н.В.), руководителям структурных подразделений администрации г.Томска, самостоятельных департаментов и управлений (Адамян А.Т., Авсейков А.С., Галай В.С., Смольникова Л.В., Солодков С.С., Соляник Г.В., Славиогло Н.П., Ратнер А.М., Учитель А.Н., Хуторянский И.И.) в срок до 01.11.99 г. привести организацию делопроизводства в соответствие с утвержденной Инструкцией.
3. Распоряжение мэра г.Томска от 18.07.94 г. № 410, от 15.07.96 г. № р468 и постановление мэра г.Томска от 27.01.94 г. № 34, от 28.08.96 г. № 343 считать утратившими силу.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя мэра - управляющего делами администрации г.Томска Мельникова А.А.
Мэр города Томска
А.С.Макаров
УТВЕРЖДЕНА
постановлением мэра
города Томска
от 16.09.99 N 615
Инструкция
по делопроизводству
в администрации г.Томска
1. Общие положения.
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает в аппарате администрации и его структурных подразделениях единые правила и порядок работы с организационно - распорядительными документами несекретного характера, порядок приема, рассмотрения заявлений и жалоб.
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются также на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств электронно-вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции.
1.3. Порядок организации работы с секретными документами, с грифом «Для служебного пользования» устанавливается специальной инструкцией.
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства в аппарате администрации возлагается на заместителя мэра - управляющего делами. Во всех других подразделениях - на руководителей структурных подразделений, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства.
1.5. Контроль за соблюдением в аппарате администрации и его структурных подразделениях системы организации делопроизводства, методическое руководство по работе с документами, обучение сотрудников возлагается на контрольный комитет, общий отдел, архивный отдел (по своим направлениям деятельности).
1.6. Сотрудники аппарата администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов.
1.7. Составление, оформление и учет документов по финансово-хозяйственной деятельности администрации города Томска производится в порядке, установленном для них инструкциями и положениями вышестоящих органов.
1.8. Передача документов, их копий сотрудникам других организаций, взаимодействие со средствами массовой информации, а также передача им какой - либо служебной информации допускается только с разрешения непосредственных руководителей.
1.9. При уходе сотрудника в отпуск, выезде в командировку, увольнении или перемещении по службе, имеющиеся у него на исполнении документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику по акту передачи (приложение 1)
1.10. При утрате документа сотрудник обязан немедленно доложить об этом руководителю структурного подразделения и представить письменное объяснение заместителю мэра - управляющему делами администрации.
1.11. Во всех случаях ведения делопроизводства, не предусмотренных настоящей Инструкцией, следует руководствоваться положениями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и рекомендациями архивных органов.
1.12. Вновь принятые в аппарат администрации сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под роспись руководителем подразделения.
2. Документация администрации.
2.1. В соответствии с действующим законодательством администрацией города издаются следующие документы:
нормативно-правовые - постановления мэра города, и глав объединенных администраций округов;
распорядительные - распоряжения мэра, и глав объединенных администраций округов, приказы руководителей департаментов, управлений являющихся юридическими лицами;
организационные - положения, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, штатное расписание, которые также утверждаются постановлениями администрации;
другие информационно-справочные документы - акты, докладные и объяснительные записки и т.д.
2.2. В целях совершенствования делопроизводства и эффективного использования средств электронной вычислительной техники в администрации устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также порядка работы с документами.
3. Требования к оформлению документов.
3.1. Общие требования.
3.1.1. Документы должны оформляться на стандартных бланках, иметь обязательные реквизиты и определенный порядок их расположения: наименование организации, ее адрес; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования документа; телефон и фамилия исполнителя; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
3.1.2. Состав реквизитов документов должен соответствовать государственному стандарту Российской Федерации. При изготовлении бланков на организационно - распорядительную документацию необходимо руководствоваться требованием ГОСТ Р 6. 30 - 97. Бланки должны печататься только черной краской. Бланки могут изготавливаться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.
3.1.3. Структурные подразделения администрации должны иметь свои бланки документов. Изготовление бланков производится типографским способом или на другими множительными средствами.
В бланках структурных подразделений (департамент, управление), указывается наименование подразделения, над ним более мелкими буквами наименование “Администрация города Томска” (приложение 3), остальные структурные подразделения используют стандартный бланк администрации (приложение 4).
Бланки структурных подразделений чаще всего используются для составления внутренних документов. Например, в переписке между структурными подразделениями.
3.2.Оформление отдельных реквизитов документов.
3.2.1.Герб города Томска.
Изображение герба города Томска помещается на бланках в левом верхнем углу и должно соответствовать установленному образцу.
3.2.2.Наименование администрации.
Наименование администрации указывается в соответствии с Уставом города, а наименование ее структурных подразделений согласно положениям о них, утвержденным мэром города Томска.
Строчные и прописные буквы в названиях органов власти и их структурных подразделений употребляются согласно приложению 2.
3.2.3. Справочные данные об администрации.
В состав реквизита входят почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Почтовый и телеграфный адрес указываются в соответствии с требованиями, изложенными в почтовых правилах Министерства связи РФ.
3.2.4. Наименование вида документа.
Регламентируется Уставом города Томска, настоящей инструкцией и должно соответствовать видам документов, предусмотренные ГСДОУ («Государственная система документационного обеспечения управления»).
3.2.5. Дата документа.
3.2.5.1.Обязательный реквизит любого документа. Основной датой считается дата подписания, утверждения или дата события зафиксированного в нем.
3.2.5.2. Для организационно - распорядительных документов и внутренних справок, служебных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания.
Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Датой протокола или акта является дата события, зафиксированного этими документами. Для утвержденных документов (планов, инструкций) датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа. Для ряда нормативно - правовых документов существует также дата вступления документа в силу.
Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам устанавливается, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, резолюция, отметки о поступлении документа и исполнении документа.
3.2.5.3. Датой документа, подготовленного несколькими организациями, является дата подписания последней организацией.
3.2.5.4. Даты согласования, подписания, утверждения, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом тремя парами арабских чисел в последовательности - число, месяц, год. Например: 22.01.99. Если число одно, то перед ним обязательно ставится 0. Например: 08.01.99. Это положение действует до 2000 года.
В документах, содержащих сведения финансового и нормативного характера, применяется словесно - цифровой способ оформления дат.
Например: 23 января 1999 года, или 5 февраля 1999 года.
При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем подписывающим документ.
3.2.6. Регистрационный номер документа.
3.2.6.1. Регистрация поступающих в администрацию документов проводится по группам: в канцелярии, в приемной по жалобам, в контрольном комитете, в структурных подразделениях (в департаментах и управлениях).
3.2.6.2. На документах, составленных совместно с другими структурами, регистрационный номер состоит из регистрационных номеров каждой организации, поставленных через косую черту в порядке указания авторов документа.
3.2.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (на №________ от _____________). Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма - ответа.
3.2.8. Гриф ограничения доступа к документу.
В верхнем правом углу документа на первой странице может быть поставлен гриф ограничения доступа к информации (для служебного пользования, конфиденциально, лично и т.д.) Гриф располагается у правой верхней границы текстового поля на первом листе документа, без кавычек.
3.2.9. Адресат.
3.2.9.1. Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие организации, структурные подразделения или частным лицам, а также документах, представляемым руководству (заявления, докладные и объяснительные записки).
Реквизит адресата может состоять из составных частей: наименование учреждения, организации (в именительном падеже); наименование структурного подразделения (в именительном падеже); указание должности получателя (в дательном падеже); фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например, Иванову Н.П.); почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания - точки и запятые - не ставятся.
Состав реквизита адресата меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа.
3.2.9.2. Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Слово «копия» перед обозначением второго, третьего или четвертого адресата не указывается. Каждый экземпляр документа должен быть отпечатан на бланке, подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр документа, должен быть подчеркнут.
3.2.9.3. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем документа составляется список на рассылку (приложение 5).
3.2.9.4. Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в органы местного самоуправления Томской области. В этих случаях почтовый адрес проставляется на конвертах в канцелярии.
