Статья 67. Правовыми актами Администрации области являются постановления, распоряжения и приказы.
Руководители органов управления и структурных подразделений Администрации области издают приказы и распоряжения в пределах своей компетенции.
Статья 68. Официальными документами Главы Администрации (Губернатора) являются также оформленные в установленном порядке представления о внесении на рассмотрение Государственной Думы Томской области проектов законов Томской области, обращения, послания, заявления, письма, телеграммы, договоры и соглашения, протоколы, доверенности.
Статья 69. Правила подготовки нормативных правовых актов Администрации Томской области, работы с секретными документами регламентируются специальными нормативными актами Томской области.
Статья 70. Входящие документы поступают в канцелярию Комитета по общим вопросам, проходят первичную обработку и регистрацию, передаются на рассмотрение руководству и доставляются исполнителям.
Регистрации подлежат все документы. Входящие документы регистрируются в канцелярии, спецчасти, спецсвязи; личные обращения граждан - в приемной по личным обращениям граждан; организационно-распорядительные документы, законы Томской области - в протокольной группе; приказы по личному составу - в отделе кадров. Не подлежащие регистрации документы определяются приложением к инструкции по делопроизводству.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется канцелярией в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. В день поступления документы раскладываются в папки руководителей структурных подразделений. Срочная корреспонденция доставляется немедленно. Подлинник передается ответственному исполнителю или исполнителю, названному в резолюции первым.
Прохождение документов осуществляется через канцелярию и секретарей приемных структурных подразделений. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной картотеке.
В структурных подразделениях Администрации области поступающие документы учитываются и регистрируются по регистрационным номерам, присвоенным им в Комитете по общим вопросам. На документах проставляется фактическая дата их поступления в подразделение.
Секретари приемных руководителей структурных подразделений дважды в день получают документы в канцелярии и доставляют своим руководителям.
В нерабочее время прием входящих документов осуществляется секретарем приемной Главы Администрации (Губернатора) области с последующей передачей в Комитет по общим вопросам.
Статья 71. Предварительное рассмотрение документов включает их аннотирование и направление по назначению.
Все документы в аппарате Администрации ведутся, оформляются и подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При увольнении либо длительном отсутствии сотрудников в Администрации действует правило передачи документов по актам.
В Администрации установлен единый порядок оформления всех документов, независимо от принадлежности к системе документации и от носителя информации.
Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
Статья 72. Подготовка проектов документов включает в себя:
- поручение Главы Администрации (Губернатора) и первого заместителя должностному лицу о подготовке проекта правового акта или официального документа;
- подготовку проекта правового акта или официального документа, проработку вопроса об их содержании, соответствии действующему законодательству, целесообразности организует структурное подразделение Администрации, которому поручена подготовка проекта;
- представление исполнителем подготовленного проекта правового акта с листом согласований, в том числе на обязательное визирование руководителям:
Департамента финансов;
Комитета по государственно-правовым вопросам;
Комитета по общим вопросам;