Статья 36. Все поступающие в Администрацию Томской области письменные обращения граждан регистрируются в приемной по личным обращениям граждан в день их поступления и передаются на рассмотрение руководству Администрации.
В соответствии с поручениями руководства Администрации обращения граждан направляются на исполнение.
Отдельные обращения граждан по указанию Управляющего Делами направляются приемной по личным обращениям граждан для рассмотрения непосредственно в структурные подразделения Администрации либо в органы местного самоуправления.
Повторные письма передаются в обязательном порядке Главе Администрации (Губернатору).
Статья 37. Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан, находящихся на контроле, возлагается на руководителей структурных подразделений.
Если по обращению гражданина дано поручение нескольким структурным подразделениям и не выделен ответственный исполнитель, то работа по его исполнению координируется исполнителем, указанным в резолюции первым.
Статья 38. Обращения граждан рассматриваются в сроки, установленные действующим законодательством.
В тех случаях, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, сроки могут быть продлены руководителем, давшим поручение, но не более, чем на один месяц, с обязательным уведомлением автора обращения. Если контроль за исполнением письма установлен Федеральными органами власти, продление срока исполнения согласовывается с этими органами Администрацией области в обязательном порядке. В этом случае необходимо обратиться с обоснованной просьбой о продлении срока исполнения.
Статья 39. По результатам работы с обращениями граждан исполнители оформляют итоговую справку.
На каждое письменное и устное обращение автору должен быть дан в установленный срок письменный или устный ответ.
Рассмотрение обращения не может считаться законченным на основании справки или ответа, в которых сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов.
Если в справке или ответе указывается, что вопрос будет решен в более поздние сроки, исполнение обращения остается на контроле в соответствующем структурном подразделении, а также в приемной по личным обращениям граждан и снимается с контроля только после дополнительного ответа об окончательном решении вопроса.
Приемная по личным обращениям граждан проверяет заключения, справки, ответы о результатах рассмотрения обращений. Если в них отсутствуют ответы на все поставленные в обращениях вопросы или заявителю не дано необходимых разъяснений, то такие материалы возвращаются исполнителям на доработку.
Статья 40. Ответы на письма граждан, поступивших из федеральных органов власти, подписываются только Главой Администрации (Губернатором) области.
Исполненные письма граждан снимаются с контроля Главой Администрации (Губернатором), его заместителями и Управляющим Делами.
Статья 41. Личный прием граждан в Администрации области проводится Главой Администрации (Губернатором), его заместителями, руководителями структурных подразделений по графику, утвержденному Главой Администрации (Губернатором) и по предварительной записи в приемной по личным обращениям граждан.
На каждого посетителя, обратившегося с просьбой записаться на личный прием, заполняется карточка. В карточке приема записываются основные данные о заявителе и поставленных им вопросах, указываются результаты их рассмотрения либо резолюция ведущего прием с поручением соответствующему исполнителю. Карточки учета находятся на контроле в приемной по личным обращениям граждан до полного решения вопроса. После выполнения поручения в карточках делается об этом дополнительная запись.
Если при беседе посетитель оставил письменное заявление, то оно регистрируется и рассматривается в установленном порядке. В карточке приема посетителя делается отметка "оставлено заявление" (его номер и дата регистрации).
Все документы по отработанным обращениям хранятся и формируются в дела приемной по личным обращениям граждан.
Комитет по общим вопросам готовит ежеквартальные сведения о количестве, характере, ходе рассмотрения письменных и устных обращений граждан.