3.1. Реестр гражданских служащих в государственном органе ведется по категориям ("Руководители", "Помощники (советники)", "Специалисты", "Обеспечивающие специалисты") и группам должностей государственной гражданской службы (высшие, главные, ведущие, старшие, младшие).
3.2. Внутри категорий и групп гражданские служащие располагаются по должностям в соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы Пензенской области, утвержденным Законом Пензенской области от 09.03.2005 N 753-ЗПО "О Реестре должностей государственной гражданской службы Пензенской области" (с последующими изменениями), а в пределах должности - в алфавитном порядке.
3.3. Основанием для включения в Реестр гражданских служащих в государственном органе является акт соответствующего государственного органа о назначении гражданского служащего на должность и заключение с ним служебного контракта.
3.4. Основанием для исключения из Реестра гражданских служащих в государственном органе является акт соответствующего государственного органа об увольнении гражданского служащего, назначение его на должность, не отнесенную к должностям гражданской службы, смерть (гибель), а также признание гражданского служащего безвестно отсутствующим или умершим решением суда, вступившим в законную силу.
Сведения об исключении гражданского служащего из Реестра гражданских служащих в государственном органе вносятся в день, следующий за днем увольнения гражданского служащего, назначения на должность, не отнесенную к должностям гражданской службы, смерти (гибели) или днем вступления в силу соответствующего решения суда.
3.5. Ведение Реестра гражданских служащих в государственном органе осуществляется в табличных файлах формата *.XLS и на бумажном носителе по единой форме согласно приложению.
3.6. Реестр гражданских служащих в государственном органе ведется постоянно.
Сведения о гражданах, поступающих на гражданскую службу, вносятся в реестры гражданских служащих в государственных органах в течение пяти дней со дня их назначения на должности гражданской службы на основании актов руководителей государственных органов о назначении.
Изменения учетных данных гражданского служащего вносятся в Реестр гражданских служащих в государственном органе в течение пяти дней со дня их изменения, подтвержденного необходимыми документами.
3.7. Ведение Реестра гражданских служащих в государственном органе является составной частью кадровой работы. Представитель нанимателя определяет лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение и передачу сведений о гражданских служащих, которые наряду с представителем нанимателя несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за разглашение конфиденциальных сведений, внесенных в Реестр гражданских служащих в государственном органе.
3.8. Реестры гражданских служащих государственного органа хранятся кадровой службой в течение 3 лет, после чего передаются в архив.