ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 6 февраля 2008 года N 67-пП


О проведении смотра-конкурса на лучший муниципальный архив муниципального образования Пензенской области: "Состояние материальной базы и условий хранения документов"

____________________________________________________________________
Утратило силу с 28 марта 2009 года на основании
постановления Правительства Пензенской области от 5 марта 2009 года N 168-пП
____________________________________________________________________

Учитывая, что Архивный фонд Пензенской области является важной составной частью историко-культурного наследия Российской Федерации, архивные документы необходимы для обеспечения растущих информационных потребностей общества, для реализации задач органов муниципального управления, для развития науки, культуры, удовлетворения прав граждан, а также в целях улучшения условий сохранности документов, повышения уровня безопасности Архивного фонда и в связи с 90-летием государственной архивной службы Пензенской области, в целях реализации пункта 8 мероприятий целевой программы "Архивы Пензенской области (2006-2010 годы)", утвержденной Законом Пензенской области от 22.12.2005 N 912-ЗПО (с последующими изменениями), Правительство Пензенской области

постановляет:

1. Провести в 2008 году смотр-конкурс на лучший муниципальный архив муниципального образования Пензенской области "Состояние материальной базы и условий хранения документов".

2. Утвердить прилагаемые Положение и состав комиссии смотра-конкурса на лучший муниципальный архив муниципального образования Пензенской области: "Состояние материальной базы и условий хранения документов".

3. Настоящее постановление опубликовать в газете "Пензенские губернские ведомости".

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата Правительства Пензенской области Н.Г. Козенко.

Исполняющий обязанности
Губернатора Пензенской области
В.А.Сатин

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Пензенской области
от 6 февраля 2008 года N 67-пП

ПОЛОЖЕНИЕ
о смотре-конкурсе на лучший муниципальный архив муниципального образования Пензенской области: "Состояние материальной базы и условий хранения документов"

I. Цели и задачи смотра-конкурса

Смотр-конкурс проводится в целях:

- всестороннего изучения фактического состояния сохранности документов Архивного фонда в муниципальных архивах муниципальных образований Пензенской области;

- привлечения внимания органов местного самоуправления, организаций к проблеме сохранности документов Архивного фонда области;

- разработки и реализации мер по улучшению состояния государственного учета, условий хранения, безопасности Архивного фонда области на стадиях муниципального, ведомственного хранения, по совершенствованию материально-технической базы архивных учреждений.

II. Порядок проведения смотра-конкурса

В смотре-конкурсе принимают участие муниципальные архивы муниципальных образований Пензенской области.

Конкурс проводится с 11 февраля по 31 декабря 2008 года.

Положение доводится до каждого архива области.

Начальники архивных отделов (заведующие секторами) готовят информацию о выполнении требований смотра-конкурса и к 17 ноября 2008 года направляют в архивный отдел Пензенской области.

Для проведения смотра-конкурса создается комиссия, которая определяет порядок проведения смотра и подводит его итоги.

После ознакомления со справками члены комиссии составляют график посещений районов.

При оценке работы архива комиссия руководствуется следующими требованиями:

1. Характеристика помещений

1.1. Соответствие помещений архивохранилищ нормативным требованиям (специально выстроенное или приспособленное; удаленность от объектов, опасных в пожарном отношении, источников скопления насекомых и грызунов, столовых, складов и т.д.; изолированность от других помещений; гарантированность от затоплений; укрепленность дверей, наличие оконных решеток).

1.2. Наличие рабочей комнаты.

1.3. Наличие металлических, стационарных или передвижных стеллажей (допускаются деревянные стеллажи, пропитанные огнезащитным составом), вспомогательного или специального оборудования (металлические шкафы, сейфы).

1.4. Загруженность архивохранилищ документацией в процентном отношении. При загруженности более 90% указать, какие меры были приняты для увеличения его вместимости и предоставлению дополнительных площадей.

1.5. Соблюдение светового режима (принятие мер защиты от попадания солнечных лучей - шторы, ставни, жалюзи, коробки).

1.6. Обшивка дверей металлом.

1.7. Соблюдение температурно-влажностного режима (оптимальный режим: температура 17-19 С, относительная влажность воздуха 50-55%), наличие приборов для измерения температурно-влажностного режима.

1.8. Наличие и состояние охранно-пожарной сигнализации, средств пожаротушения, плана эвакуации людей и документов, скрытой проводки, электроосветителей закрытого типа, заземления электрооборудования.

1.9. Размещение документов (документы должны храниться на стеллажах; не допускается их размещение на полу, на подоконниках, в неразобранном виде; наличие топографических указателей). Количество закартонированных дел.

2. Государственный учет документов Архивного фонда

2.1. Организация учета документов архива в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.2. Наличие основных учетных документов, качество их заполнения.

2.3. Наличие комплекта научно-справочного аппарата к описи (исторические справки, титульные листы, оглавления, листы-заверители).

2.4. Периодичность проведения проверки наличия и состояния документов, ее результаты, наличие необнаруженных дел, меры по их розыску. Количество неучтенных и неописанных дел в архиве.

3. Формирование архивного фонда

3.1. Наличие и соблюдение графика приема документов (по 2001-2002 гг). Качество их обработки (по 2002-2003 гг.) и полнота состава документов, принятых на постоянное хранение.

3.2. Наличие и соблюдение графика утверждения описей на экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК). Качество описей, представляемых на рассмотрение ЭПК, устранение ошибок.

3.3. Развитие договорной формы взаимоотношений с учреждениями.

4. Сохранность документов Архивного фонда области в ведомственных архивах

4.1. Наличие графика и периодичность проверок работы ведомственных архивов, качество проводимых проверок и оформление их результатов, информирование руководителей учреждений.

4.2. Оказание методической и практической помощи органам государственной власти, местного самоуправления, организациям, предприятиям.

4.3. Периодичность проведения семинаров с лицами, ответственными за делопроизводство и архив в учреждениях.

4.4. Сохранность документов в ведомствах. Количество дел, хранящихся сверхустановленного срока, количество необнаруженных дел, снятие их с учета.

4.5. Паспортизация ведомственных архивов, периодичность и качество заполнения и оформления паспортов.

5. Организация использования документов

5.1. Исполнение запросов социально-правового характера. Правильность оформления справок, регистрация заявлений, ведение журнала регистрации, соблюдение сроков их исполнения.

5.2. Исполнение тематических запросов (их регистрация, оформление запросов).

5.3. Публикация в местной печати; организация и проведение выставок, экскурсий; выступление по радио или телевидению.

6. Техническое оснащение архива

6.1. Наличие современной электронной техники (компьютеры, принтеры, сканеры, ксероксы, электрические пишущие машинки и др.) и ее использование.

III. Порядок подведения итогов смотра-конкурса и награждение победителей

Проверка выполнения условий смотра-конкурса осуществляется комиссией, персональный состав которой утверждается Правительством области.

Итоги смотра-конкурса подводятся комиссией в марте 2009 года.

По итогам конкурса определяются победители среди архивных отделов (секторов) органов местного самоуправления муниципальных образований области, Кузнецкого городского архива, им устанавливаются:

за 1-е место - оргтехника (компьютер, ксерокс, факс), лицензионные программы приобретенные на сумму 35,0 тыс.рублей;

за три вторых места - оргтехника (компьютеры, ксероксы, факсы), лицензионные программы приобретенные на сумму 30,0 тыс.рублей каждому отделу (сектору);

за три третьих места - оргтехника (компьютеры, ксероксы, факсы), лицензионные программы приобретенные на сумму 25 тыс.рублей каждому отделу (сектору).

Сотрудники архивов награждаются грамотой или благодарностью Губернатора Пензенской области и грамотой архивного отдела Пензенской области.

УТВЕРЖДЕН
постановлением Правительства
Пензенской области
от 6 февраля 2008 года N 67-пП

СОСТАВ
комиссии по проведению смотра-конкурса на лучший архив муниципального образования Пензенской области: "Состояние материальной базы и условий хранения документов"