4.1. Основной формой деятельности коллегии является заседание.
4.2. Заседания коллегии ведет начальник Управления ЗАГС Пензенской области - председатель коллегии, в случае его отсутствия - заместитель председателя коллегии.
4.3. Заседания коллегии проводятся в соответствии с планом ее работы, утвержденным коллегией, но не реже одного раза в квартал.
Ответственным за формирование повестки дня является секретарь коллегии. Не позднее чем за 5 дней до очередного заседания коллегии он согласовывает повестку дня с председателем коллегии, не позднее чем за два дня до заседания коллегии знакомит членов коллегии с проектами решений коллегии, другими необходимыми материалами. В случае задержки представления материалов к заседанию без соответствующего разрешения или недостаточного уровня их подготовки вопрос снимается с обсуждения, а работник, ответственный за подготовку материалов, обязан представить объяснение.
4.4. Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей от общего числа членов коллегии.
Члены коллегии обязаны лично участвовать в ее заседании. Они не вправе делегировать свои полномочия другим лицам, в том числе членам коллегии.
В случае если член коллегии не может участвовать в заседании, он вправе представить свое мнение по обсуждаемым вопросам в письменном виде.
4.5. По решению начальника Управления ЗАГС Пензенской области на заседание могут быть приглашены представители территориальных отделов ЗАГС, не являющиеся членами коллегии, представители исполнительных органов государственной власти Пензенской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области, общественных объединений, средств массовой информации, а также граждане.
4.6. По решению коллегии ее заседания могут быть закрытыми.
4.7. Члены коллегии обладают равными правами при обсуждении вопросов, внесенных в повестку дня заседания коллегии, а также при голосовании.
Решения коллегии принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов коллегии и оформляются протоколом, который подписывают председательствующий на заседании и секретарь коллегии.
Решения коллегии носят рекомендательный характер и реализуются приказами Управления ЗАГС Пензенской области.
В случае возникновения разногласий председатель коллегии информирует о них Губернатора Пензенской области. Члены коллегии могут сообщать Губернатору Пензенской области свое особое мнение.
4.8. При необходимости могут проводиться совместные заседания коллегий Управления ЗАГС Пензенской области и исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления.
Решения, принятые на совместных заседаниях коллегий, оформляются протоколом, носят рекомендательный характер и реализуются совместными приказами (распоряжениями) соответствующих руководителей.
4.9. По решению коллегии и в соответствии с планом ее работы для предварительного рассмотрения вопросов, отнесенных к ведению коллегии, могут быть созданы секции из числа членов коллегии.
Количество секций, круг вопросов, подлежащих рассмотрению на их заседаниях, а также персональный состав и руководители секций утверждаются решениями коллегии.
Решения секции принимаются большинством голосов присутствующих на ее заседании членов коллегии и оформляются протоколами, которые подписывает руководитель секции.
Решения секции рассматриваются на заседании коллегии, где утверждается окончательно принятое решение.
4.10. Для предварительной подготовки вопросов, вносимых в повестку дня заседания коллегии или секции, по решению коллегии могут быть созданы рабочие группы. В состав рабочих групп, кроме членов коллегии, решением коллегии или секции, по согласованию, могут быть включены работники иных исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления Пензенской области.
Коллегия вправе принять регламент, определяющий порядок ведения ее заседаний, а также деятельности создаваемых по решению коллегии секций и рабочих групп.
4.11. Решения коллегии в 7-дневный срок после заседания рассылаются членам коллегии, а также иным заинтересованным должностным лицам, государственным органам и органам местного самоуправления Пензенской области.
4.12. Начальник Управления ЗАГС Пензенской области информирует о работе коллегии Губернатора Пензенской области.
4.13. Организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности коллегии осуществляет аппарат Управления ЗАГС Пензенской области.