9.1. Областные совещания, семинары, собрания, другие организационно-массовые мероприятия проводятся Правительством по мере необходимости. В дни общенародных и государственных праздников, общероссийских памятных дат проводятся областные торжественные и культурно-массовые мероприятия.
9.2. Руководители органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области могут приглашаться на мероприятия только с разрешения Губернатора области, Председателя Правительства или руководителя аппарата Правительства.
9.3. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения мероприятий, проводимых с участием Губернатора области, Председателя Правительства и его заместителей, осуществляется соответствующими структурными подразделениями аппарата Правительства, органами исполнительной власти области, ответственными за подготовку и проведение мероприятий.
9.4. Планирование мероприятий с участием Губернатора области осуществляется начальником управления по обеспечению деятельности Губернатора на основании ежемесячного плана мероприятий, проводимых структурными подразделениями аппарата Правительства и органами исполнительной власти области, еженедельного календаря основных мероприятий Правительства.
9.5. Подготовка плана мероприятий на месяц осуществляется организационно-протокольным отделом управления по обеспечению деятельности Губернатора области до 25 числа текущего месяца.
Руководители структурных подразделений аппарата Правительства, руководители органов исполнительной власти области по согласованию с соответствующими заместителями Председателя Правительства не позднее 20 числа текущего месяца представляют в организационно-протокольный отдел управления по обеспечению деятельности Губернатора свои предложения о включении в план мероприятий, проводимых в следующем месяце, с указанием даты, времени, места, лиц, ответственных за подготовку и проведение мероприятий, и обоснованием необходимости участия в них Губернатора области.
Председатель Законодательного Собрания области, руководители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти вправе представлять свои предложения о включении в план тех или иных мероприятий.
В случае включения в план мероприятий вопросов, связанных с подписанием Губернатором области соглашений, договоров, протоколов и других документов, структурное подразделение аппарата Правительства, министерство, ведомство области, внесшее данное предложение, представляют в организационно-протокольный отдел управления по обеспечению деятельности Губернатора области необходимые материалы для организации протокольных мероприятий.
9.6. Подписанный начальником управления по обеспечению деятельности Губернатора области план мероприятий не позднее чем за 3 дня до начала планируемого месяца представляется на утверждение руководителю аппарата Правительства и после утверждения рассылается членам Правительства.
9.7. Персональную ответственность за своевременную подготовку и организованное проведение мероприятий несут руководители соответствующих структурных подразделений аппарата Правительства, министерств, других органов исполнительной власти области.
9.8. Не позднее чем за 5 дней до даты проведения мероприятия в организационно-протокольный отдел управления по обеспечению деятельности Губернатора области лицами, внесшими соответствующие предложения, представляются следующие документы:
- план подготовки и проведения мероприятия с указанием сроков исполнения и ответственных исполнителей;
- программа, сценарий и порядок проведения мероприятия;
- состав участников мероприятия, в том числе списки участвующих в нем членов Правительства и приглашенных;
- список выступающих;
- информационная справка по тематике мероприятия;
- проект итогового документа, если таковой предполагается принять на мероприятии.
В случае необходимости по запросу организационно-протокольного отдела управления по обеспечению деятельности Губернатора области представляются также другие документы, необходимые для организации и проведения мероприятия.
К составлению указанных документов предъявляются следующие требования:
- порядок проведения мероприятия должен содержать точное название мероприятия, дату, время и место проведения с указанием должностного лица, открывающего и ведущего мероприятие, регламента проведения, порядка выступления участников;
- объем информационной справки по тематике мероприятия не должен превышать 2 страниц (без учета таблиц, графиков, диаграмм и т.д.).
Представляемые документы подписываются руководителем подразделения аппарата Правительства, органа исполнительной власти области, ответственным за подготовку и проведение мероприятия, и согласовываются с соответствующим заместителем Председателя Правительства.
В случае непредставления указанных документов в установленный срок мероприятие исключается из перечня без уведомления лица, внесшего предложение о его проведении.
Планы подготовки и проведения областных организационно-массовых мероприятий, посвященных общенародным и государственным праздникам, общероссийским памятным датам, составляются организационно-протокольным отделом управления по обеспечению деятельности Губернатора области.
9.9. Подразделения аппарата Правительства, исполнительные органы государственной власти области, ответственные за подготовку и проведение мероприятия:
- оповещают участников мероприятия о дне, времени и месте его проведения (если мероприятие проводится с участием руководителей органов местного самоуправления муниципальных образований области, их приглашение на мероприятие осуществляет управление Правительства Пензенской области по работе с муниципальными образованиями);
- проводят регистрацию участников мероприятия;
- формируют пакет документов и обеспечивают их раздачу участникам мероприятия;