4.1. Основной формой деятельности коллегии является заседание.
4.2. Заседание коллегии ведет председатель коллегии. В случае отсутствия председателя коллегии заседание коллегии ведет секретарь коллегии либо один из членов коллегии по его поручению. Заседание коллегии правомочно при наличии не менее двух третей членов коллегии.
4.3. Заседания коллегии проводятся в соответствии с планом работы коллегии на год, утвержденным начальником архивного отдела Пензенской области, но не реже одного раза в квартал. В случае необходимости могут проводиться внеочередные заседания коллегии.
Ответственным за формирование повестки дня заседания коллегии является секретарь коллегии. Секретарь коллегии не позднее чем за 5 дней до очередного заседания согласовывает повестку дня с председателем коллегии и не позднее чем за два дня до заседания коллегии знакомит членов коллегии с проектами решений коллегии, другими необходимыми материалами. В случае задержки представления материалов к заседанию или из-за недостаточного уровня их подготовки вопрос снимается с обсуждения.
4.4. Члены коллегии обязаны лично участвовать в заседании коллегии. Они не вправе делегировать свои полномочия другим лицам, в том числе членам коллегии.
В случае, если член коллегии не может участвовать в заседании, он вправе представить свое мнение по обсуждаемым вопросам в письменном виде.
4.5. По решению начальника архивного отдела Пензенской области на заседание коллегии могут быть приглашены представители учреждений и организаций, руководители которых не являются членами коллегии, представители исполнительных органов государственной власти Пензенской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области, общественных объединений, средств массовой информации, а также граждане.
4.6. По решению коллегии ее заседания могут быть закрытыми.
4.7. Члены коллегии обладают равными правами при обсуждении вопросов, внесенных в повестку дня заседания коллегии, а также при голосовании.
Решения коллегии принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов коллегии и оформляются протоколом, который подписывают председательствующий на заседании и секретарь коллегии.
Решения коллегии в случае необходимости реализуются приказами начальника архивного отдела Пензенской области.
4.8. При необходимости могут проводиться совместные заседания коллегии архивного отдела Пензенской области и иных исполнительных органов государственной власти Пензенской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области.
Решения, принятые на совместных заседаниях коллегии, оформляются протоколом и в случае необходимости реализуются совместными приказами соответствующих руководителей исполнительных органов.
4.9. Для предварительной подготовки материалов по вопросам, вносимых в повестку дня заседания коллегии, по решению коллегии могут быть созданы рабочие группы. В состав рабочих групп, кроме членов коллегии, решением коллегии, по согласованию, могут быть включены представители исполнительных органов государственной власти Пензенской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области, а также ученые и специалисты, имеющие специальные познания по готовящимся на рассмотрение коллегии вопросам.
Коллегия вправе принять регламент, определяющий порядок ведения ее заседаний, а также деятельность создаваемых по решению коллегии рабочих групп.
4.10. Решения коллегии в 7-дневный срок после заседания доводятся в письменной форме до сведения членов коллегии, а также иных заинтересованных должностных лиц, исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области.
4.11. Начальник архивного отдела Пензенской области информирует о работе коллегии Вице-губернатора - руководителя аппарата Правительства Пензенской области.
(в ред. Постановления Правительства Пензенской обл. от 17.03.2009 N 190-пП)
4.12. Организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности коллегии осуществляется работниками архивного отдела Пензенской области.