Архивный фонд Пензенской области содержит информационноемкий документальный массив, который отражает исторический опыт, достижения науки и культуры.
Архивное дело, как деятельность по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, обеспечивает возможности использования исторического опыта для принятия обоснованных управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и иных приоритетов, формирования прогнозов развития Пензенской области.
В настоящее время архивы:
удовлетворяют потребности органов государственной власти и органов местного самоуправления, юридических и физических лиц в разнообразной архивной информации, ежегодно выдается более 20,0 тысяч справок, содержащих данные для начисления пенсий, предоставления различных льгот, сведения биографического характера, об имуществе и другую информацию;
хранят архивные документы и предотвращают их утрату;
комплектуются современными документами, принимая их на постоянное хранение от органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных юридических лиц и граждан, ежегодно принимается более 16,0 тысяч дел управленческой документации и более 30,0 тысяч дел документов по личному составу.
Объем Архивного фонда Пензенской области составляет 1 942 660 единиц хранения. Его сохранность обеспечивают ГУ "Государственный архив Пензенской области", муниципальное учреждение "Кузнецкий городской архив", 28 муниципальных архивов, 1658 ведомственных архивов.
Благодаря принятию Закона Пензенской области от 24 мая 2000 года N 211-3ПО "О денежном содержании работников государственных архивов Пензенской области" (с последующими изменениями и дополнениями), решен вопрос социальной защищенности сотрудников ГУ "Государственный архив Пензенской области", повышен престиж профессии архивиста.
Современные условия деятельности архивов обусловлены, с одной стороны, результатами реформирования архивного дела, связанного с введением в действие нового архивного законодательства и демократизацией доступа к архивным документам, с другой стороны - длительным периодом его недофинансирования из-за кризисного положения в стране и недооценки роли и значения архивов.
В последний период в состоянии и деятельности архивов наметилась тенденция перехода от стратегии выживания к стабилизации, а по ряду направлений - к развитию. Главную роль в этом сыграли существенное увеличение бюджетного финансирования, в том числе и в рамках программы "Развитие и совершенствование архивного дела в Пензенской области на 2003-2005 годы", принятые меры по совершенствованию организации работы архивов.
Вместе с тем, многие проблемы обеспечения сохранности, пополнения и использования документов архивов решаются неудовлетворительно. Главная причина этого - слабость их материально-технической базы.
В условиях увеличения объема Архивного фонда Пензенской области все более остро ощущается недостаток свободных площадей и перегруженность действующих архивохранилищ, что негативно сказывается на сохранности документов ликвидированных организаций.
Слабая оснащенность ГУ "Государственный архив Пензенской области" множительной и компьютерной техникой тормозит внедрение автоматизированных архивных технологий, сдерживает возможности создания автоматизированного учета документов, оперативного их использования в информационной и культурно-просветительской работе, снижает качество обслуживания организаций и граждан, обращающихся за справками социально-правового характера.
Из-за отсутствия расходных материалов не ведется работа по созданию страхового фонда архивных документов.
Решение актуальных задач государственной политики в области архивного дела требует реализации в ближайшие годы специального комплекса мероприятий по улучшению хранения документов, обеспечению безопасности Архивного фонда Пензенской области.
Финансирование осуществляется из бюджета Пензенской области и за счет средств, полученных за выполнение платных услуг ГУ "Государственный архив Пензенской области".
Результатом реализации Программы станет создание благоприятных условий для деятельности ГУ "Государственный архив Пензенской области", сохранение исторического наследия области, улучшение условий обеспечения сохранности и безопасности Архивного фонда Пензенской области.