Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в архивные учреждения Пензенской области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в указанные архивы.
3.2. Организует хранение и ведет централизованный государственный учет документов государственной части Архивного фонда Пензенской области, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах, государственных музеях, библиотеках и представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральную архивную службу России.
(в ред. Постановления Правительства Пензенской обл. от 26.03.2003 N 113-пП)
3.3. Осуществляет отраслевое и межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, организацией документов в делопроизводстве, участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.
3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ развития архивного дела в области, разработку и выполнение перспективных и текущих планов деятельности архивных учреждений.
3.5. Обеспечивает подготовку проектов правовых актов и нормативных документов по вопросам обеспечения сохранности, пополнения и использования документов архивного фонда области.
3.6. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений, рассматривает и решает вопросы распределения архивных фондов между ними.
3.7. В соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации и Пензенской области решает вопросы о передаче в пределах Пензенской области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы, вносит предложения о передаче документов из государственных архивов области в государственные архивы других республик, краев, областей Российской Федерации; совместно с органами местного самоуправления решает вопросы передачи государственной части документов архивного фонда Пензенской области из одного городского, районного архива (муниципальных архивов) в другой в пределах Пензенской области.
(в ред. Постановления Правительства Пензенской обл. от 26.03.2003 N 113-пП)
3.8. В установленном порядке решает совместно с органами государственной власти области вопросы хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Пензенской области, являющихся собственностью Пензенской области и находящихся в совместном ведении Пензенской области и Российской Федерации.
3.9. Решает вопросы об отнесении документов к составу Архивного фонда Пензенской области и экспертизе их ценности, определяет категории организаций, документы которых подлежат включению в состав архивного фонда области, согласовывает списки источников комплектования архивов.
3.10. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, оказывать помощь в этом направлении архивным отделам органов местного самоуправления, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела в Пензенской области.
(в ред. Постановления Правительства Пензенской обл. от 26.03.2003 N 113-пП)
3.11. Определяет политику информатизации в области архивного дела, организует создание информационных сетей и баз данных, а также традиционных видов справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании архивного фонда области.
3.12. Контролирует номенклатуру платных работ и услуг, оказываемых архивными учреждениями и организациями юридическим и физическим лицам.
3.13. Проверяет выполнение государственными учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Пензенской области по архивному делу, обеспечению сохранности, комплектованию и использованию архивных фондов и организации документов в делопроизводстве.
3.14. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
3.15. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
3.16. Реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда Пензенской области.
3.17. Ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собирание старинных документальных памятников на территории Пензенской области, выдаваемых Федеральной архивной службой России, и осуществляет контроль за их собиранием.
3.18. Выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешения на временный вывоз документов государственной части Архивного фонда Пензенской области за ее пределы.
3.19. Организует издание архивных документов, справочно-информационной литературы о составе и содержании документов архивного фонда области.
3.20. Контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами, в том числе порядка лицензионных договоров на их коммерческое использование.
3.21. Контролирует деятельность архивных учреждений по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных работ и услуг.
3.22. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета Пензенской области о расходах на содержание отдела и непосредственно подчиненных ему архивных учреждений, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.
3.23. Ведет бухгалтерский и статистический учет и отчетность по отделу и ГУ "Государственный архив Пензенской области".
Осуществляет контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты; начисление, учет, взыскание и принятие решений о возврате (зачете) излишне уплаченных (взысканных) платежей в бюджет, пеней и штрафов по ним в части администрируемых видов доходов.