Работа с обращениями граждан в администрации города осуществляется на основании Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", настоящего Регламента и иных правовых актов
4.1. Письменные обращения граждан
4.1.1.В письменном обращении гражданин в обязательном порядке указывает наименование органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
4.1.2. Все поступающие в администрацию города письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, принимаются и в течение трех дней регистрируются специалистами управления документационного обеспечения администрации города Тамбова.
Письма граждан с пометкой "лично" не вскрываются. На них проставляется регистрационный штамп и они передаются по назначению.
На письма, в которых при вскрытии конверта или после рассмотрения исполнителем отсутствуют документы, упоминаемые автором в обращении, составляется акт, который утверждается заместителем главы администрации, курирующим данное направление работы.
4.1.3. Обращения по вопросам, не относящимся к компетенции администрации города, в течение семи дней со дня регистрации направляются по принадлежности с уведомлением об этом заявителя в письменной форме.
Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение по принадлежности, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
4.1.4. Обращения, в которых не содержатся конкретные и обоснованные просьбы, жалобы и предложения или затрагиваются уже решенные вопросы с общими рассуждениями, направляются "в дело" с обязательным извещением автора.
4.1.5. Письменные обращения граждан, не содержащие информацию о фамилии, имени, отчестве заявителя и почтовом адресе, по которому должен быть направлен ответ признаются анонимными. Анонимные обращения могут не регистрироваться и не рассматриваться, за исключением обращений, содержащих признаки совершенных и готовящихся преступлений.
Обращение может быть оставлено без рассмотрения, если в нем содержатся вопросы, на которые заявителю многократно давались письменные ответы по существу вопроса, а новых обстоятельств обращение не содержит. В этом случае после утверждения главой администрации города или уполномоченным им лицом акта о прекращении переписки заявитель уведомляется о безосновательности очередного обращения и прекращении с ним переписки.
Обращение, в котором содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов.
Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в орган администрации города или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
4.1.6. Обращения граждан, полученные по электронной почте, содержащие все необходимые сведения об адресате, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.
Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
Основанием для отказа в рассмотрении интернет-обращения является:
- указание автором недействительных сведений о себе и/или адреса для ответа;
- поступление дубликата уже принятого электронного сообщения;
- наличие в электронном обращении нецензурных выражений;
- невозможность рассмотрения обращения без необходимых документов и личной подписи.
4.1.7. Зарегистрированные обращения граждан передаются помощнику главы администрации и заместителям главы администрации города Тамбова согласно распределению обязанностей, а затем в соответствии с резолюцией исполнителям.
Порядок прохождения документов определен пунктами 7.3.1-7.3.4, 7.3.12-7.3.13. настоящего Регламента. Сроки исполнения резолюций и порядок продления сроков исполнения определен пунктами 7.4.2-7.4.6.
4.1.8. Если рассмотрение обращения предполагает принятие распорядительного документа главы администрации города, то при отсутствии в обращении полного пакета документов, необходимых для рассмотрения вопроса по существу, исполнитель обязан в 3-х дневный срок после получения обращения на исполнение информировать заявителя о недостающих для рассмотрения обращения по существу вопроса документах.
4.1.9. На обращение, рассматриваемое несколькими исполнителями, направляется один ответ. Проект обобщенного ответа готовит ответственный исполнитель.
Порядок исполнения обращений при наличии в резолюции нескольких исполнителей определяется пунктами 7.3.6-7.3.9 настоящего Регламента.
4.1.10. Заявления, поданные от имени двух и более лиц, признаются коллективными. Ответ на коллективное заявление направляется на имя первого подписавшего его лица, если в письме не оговорено, кому конкретно направить ответ.
Если от лица заявителя действует доверенное лицо (лицо, предъявившее нотариально удостоверенную доверенность или доверенность, приравненную к ней, в соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса), то ответ направляется по адресу, указанному в заявлении доверенного лица.
4.1.11. Обращения, поступившие в администрацию города от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, являются повторными. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные.