2.1. Планирование работы администрации города
2.1.1. Деятельность администрации и органов администрации города осуществляется в соответствии с основными направлениями деятельности на год, перспективным (годовым), квартальным (на квартал), текущим (на месяц) и оперативным (на неделю) планами.
2.1.2. Перспективный (годовой) план, основные направления деятельности и ежеквартальный план работы разрабатываются органами администрации города. Планы подписываются руководителем органа администрации города, согласовываются с курирующим заместителем главы администрации города, председателем комитета социально-экономической политики, начальником информационно-аналитического управления и представляются в организационное управление до 10 числа месяца, предшествующего началу квартала. Согласованные начальником организационного управления планы предоставляются на утверждение главе администрации города и после утверждения направляются в организационное управление администрации города.
2.1.3. Текущий план работы с указанием предполагаемого участия в мероприятиях главы администрации города Тамбова разрабатывается органами администрации города на основе и в соответствии с перспективным и квартальными планами, согласовывается с курирующим заместителем главы администрации, подписывается руководителем органа и предоставляется на каждый последующий месяц до 25 числа текущего месяца в организационное управление администрации города.
2.1.4. В целях обеспечения оперативной информацией главы администрации города, заместителей главы администрации о деятельности органов администрации организационным управлением еженедельно составляется план мероприятий, проводимых органами администрации города, и составляется оперативный план работы администрации города на неделю.
Планы мероприятий на неделю предоставляются помощниками заместителей главы администрации и руководителями органов администрации в организационное управление каждый четверг с указанием предполагаемого участия в мероприятиях главы администрации и заместителей главы администрации города Тамбова.
За 3 дня до мероприятия с участием главы администрации города в организационное управление предоставляется пакет документов (сценарный план мероприятия, список приглашенных, краткая информация о событии и т.д.).
2.2. Коллегия администрации города
2.2.1. Коллегия является совещательным органом администрации города, осуществляющим коллективное обсуждение и рассмотрение наиболее важных вопросов управления городом, планов и программ социально-экономического развития, выработку по ним рекомендаций, организацию контроля за их исполнением, и действует на основании утвержденного Положения о коллегии администрации города.
Коллегия работает под непосредственным руководством главы администрации города - председателя коллегии.
2.2.2. План работы коллегии составляется организационным управлением администрации на основании предложений главы администрации города, заместителей главы администрации и руководителей органов администрации города.
Заседания коллегии проводятся на регулярной основе, но не реже одного раза в месяц. Для более детального и объективного рассмотрения отдельных вопросов могут проводиться выездные заседания.
По решению главы администрации города на рассмотрение коллегии могут вноситься вопросы, не предусмотренные планом.
2.2.3. Оповещение членов коллегии о дате, времени, месте проведения, повестке дня заседания и их регистрация возлагается на организационное управление администрации города. Оповещение приглашенных, после утверждения списка главой администрации города, осуществляет орган администрации города, ответственный за подготовку вопросов.
2.2.4. Коллегия принимает решения рекомендательного характера. По поручению главы администрации города, в соответствии с принятыми на заседании коллегии решениями, могут быть подготовлены постановления, распоряжения или законодательные инициативы.
Проект решения коллегии готовится органом администрации, вносившим вопрос на заседание коллегии, визируется руководителем органа администрации, согласовывается с курирующим заместителем главы администрации.
2.2.5. При внесении изменений и дополнений в проект решения коллегии руководители органов администрации города, вносившие вопрос на заседание коллегии, дорабатывают его в течение 3-х дней или в специально установленный коллегией срок. Окончательная редакция проекта решения коллегии предоставляется в организационное управление в течение 5 дней после заседания. После подписания главой администрации города решения коллегии оно хранится в организационном управлении, а копия направляется в контрольное управление администрации города Тамбова.
2.2.6. Протоколирование заседания коллегии ведется организационным управлением администрации города, которое в течение 3-х дней со дня заседания коллегии оформляет протокол, после утверждения главой администрации города протокола его копии направляются исполнителям поручений.
2.2.7. Контроль за исполнением поручений по протоколу осуществляет организационное управление, решений коллегии администрации города - контрольное управление.
Решение о снятии с контроля решения коллегии или продлении сроков исполнения данных в нем поручений принимается главой администрации города.
2.2.8. По результатам проверки исполнения решения коллегии контрольным управлением готовится информация по каждому рассмотренному на заседании коллегии вопросу, которая представляется на рассмотрение главе администрации города.
В случае, если по представленной информации об исполнении решения коллегии главой администрации города дается дополнительное поручение или вносятся изменения в сроки исполнения решения, то исполнитель поручения (документа) должен своевременно информировать контрольное управление об изменении сроков исполнения решения коллегии.
2.2.9. Справки, информации, другие материалы по исполнению решения коллегии направляются контрольным управлением в организационное управление.
2.2.10. Официальную информацию средствам массовой информации о повестке дня коллегии предоставляет информационно-аналитическое управление администрации города по поручению главы администрации города.
2.3. Организация проведения работы комиссий, советов и совещаний администрации города
2.3.1. Главой администрации города в соответствии с действующим законодательством для предварительного рассмотрения и решения отдельных вопросов могут создаваться комиссии, советы и иные рабочие органы администрации города и органов администрации города. Персональный состав и положения о комиссиях утверждаются постановлением главы администрации города. Планы работы комиссии согласовываются курирующим заместителем и утверждаются главой администрации города, направляются в организационное управление. Планы работы советов и иных рабочих органов утверждаются на заседаниях данных органов и подписываются руководителями.
2.3.2. Ответственность за организацию работы комиссий несут председатели комиссий. Изменения в состав комиссий и положения о комиссиях своевременно вносятся секретарем комиссии.
2.3.3. Совещания, приемы, семинары проводятся по указанию главы администрации города, заместителей главы администрации, руководителей органов администрации города.
2.3.4. Список приглашенных на совещание лиц определяет руководитель, который проводит совещание. Оповещение приглашенных, подготовку необходимых для проведения совещания документов обеспечивает орган администрации, ответственный за проведение совещания, помощник руководителя администрации или специалисты приемной руководителей.