Процедура проведения конференции отражается в протоколе, который ведет секретарь. В протоколе указываются: адреса домов, номера подъездов, жители которых участвуют в конференции, число жителей, имеющих право участвовать в конференции, число жителей (делегатов), зарегистрированных в качестве участников конференции, инициатор, дата, время и место проведения конференции, состав президиума, полная формулировка рассматриваемого вопроса (вопросов), фамилии выступающих, краткое содержание выступлений по рассматриваемому вопросу (вопросам), принятое решение (обращение), список участвующих в конференции представителей органов государственной власти, органов местного самоуправления.
Протокол конференции, подписанный председательствующим и секретарем, с материалами конференции направляется в орган (должностному лицу) местного самоуправления городского округа - город Тамбов, назначившему проведение конференции, а также инициатору конференции (в случае обсуждения вопросов внесения инициативных проектов и их рассмотрения).
(в ред. Решения Тамбовской городской Думы от 27.04.2016 N 258, Решений Тамбовской городской Думы Тамбовской области от 28.07.2021 N 228, от 27.09.2023 N 976)