13.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации области, органах исполнительной власти области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом области, положениями о структурных подразделениях администрации области, органов исполнительной власти области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации области, органа исполнительной власти области, их виды, состав и содержание.
13.1.3. В администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел.
13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с общим отделом администрации области, подписывается руководителем структурного подразделения администрации области и представляется в общий отдел администрации области.
Вновь созданное структурное подразделение администрации области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел администрации области.
13.1.5. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом администрации области на основе номенклатур дел структурных подразделений.
13.1.6. Сводная номенклатура дел администрации области подписывается заместителем начальника общего отдела администрации области, согласовывается с экспертной комиссией администрации области, экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) архивного отдела области, и утверждается заместителем главы администрации области, руководителем аппарата администрации области. Согласовывается номенклатура дел с архивным отделом области не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений.
13.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
13.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел общего отдела администрации области. Второй - используется в канцелярии общего отдела администрации области в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве администрации области. Четвертый - в государственном архиве области.
13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
13.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации области.
13.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел администрации области являются названия структурных подразделений.
13.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации области.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
13.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (постановления, протоколы, приказы и т.д.);
название автора документа;
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период, к которому относятся документы дела).
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).