6.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Записи во время заседания коллегии администрации области, сбор материалов и подготовка протокола возлагается на общий и организационный отделы администрации области.
Решения коллегии имеют рекомендательный характер, оформляются в течение 20 рабочих дней протоколами заседаний коллегии (приложение N 22), которые подписываются председателем коллегии и секретарем.
Если проект акта, представленный для рассмотрения на заседании коллегии, требует доработки, он передается организационным отделом администрации области соответствующему заместителю главы администрации области для внесения изменений с учетом замечаний и предложений, высказанных на заседании коллегии при его обсуждении. Доработка проводится в течение трех рабочих дней после заседания или в специально установленный коллегией срок.
Координацию вопросов подготовки и проведения заседаний коллегии осуществляет заместитель главы администрации области, руководитель аппарата администрации области.
Совещания протоколируются помощниками главы администрации области, заместителей главы администрации области или сотрудниками подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня проведения совещания.
6.1.2. В верхнем правом углу первого листа протокола, который содержит информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
6.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель
Секретарь
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.
Повестка дня - перечисляются вопросы в порядке их важности, докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Нумерация разделов должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д.
Содержание разделов зависит от формы изложения протокола: краткой или полной.
Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, в случае ведения стенограммы совещания (заседания). При протоколировании планерных совещаний у руководителей администрации области также допускается краткая форма составления протокола.
В протоколе краткой формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделе "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступивших в прениях по каждому вопросу повестки дня. Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимали без обсуждения.
В протоколе полной формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" излагается содержание докладов по вопросам повестки дня или делается в тексте сноска "Текст доклада прилагается".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них.
В разделе "РЕШИЛИ" излагаются принятые решения с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за контроль исполнения.
При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
6.1.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, заседаний комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
6.1.5. Протокол заседания коллегии администрации области рассылке не подлежит и хранится в общем отделе администрации области. Решения коллегии могут служить основанием для издания правового акта администрации области.
Копии протоколов или выписки из них при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью протокольного сектора общего отдела администрации области.
Принятые решения могут доводиться до исполнителей самостоятельными правовыми актами.