В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
3.6.13. Заголовок к тексту
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением поручений, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: "О выделении...", "Об изменении..."; чего (кого)?, например: "Должностная инструкция ведущего специалиста..."
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал 12 пт. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
3.6.14. Отметка о контроле
Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом "КОНТРОЛЬ" на левом поле документа напротив заголовка.
3.6.15. Текст документа
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа.
Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках или сносках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти и субъектов Российской Федерации, предусмотренных в соответствующих правовых актах.
Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей следует приводить полностью.
Инициалы имени и отчества располагаются перед фамилией, как в тексте документа, так и в реквизитах "Адресат", "Подпись". При перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.
Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (постановление, распоряжение, приказ) администрации области, органов исполнительной власти области, действующих на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("ПОСТАНОВЛЯЮ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "предлагаю", "прошу" и т.п.)
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).
Тексты протоколов излагают от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ").
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия установила...", "собрание считает...").
В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить...", "направляем на рассмотрение...");
от первого лица единственного числа ("прошу подготовить...", "прошу предоставить...");
от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает...", "администрация области направляет...").