8.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации области создаются поисковые системы по документам.
8.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
8.2.3. При традиционной карточной регистрации документов в администрации области, органах исполнительной власти области печатается необходимое количество РКК, которые могут составлять следующие картотеки:
справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
8.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
8.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
8.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности администрации области, органов исполнительной власти области, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам администрации области, органов исполнительной власти области, иным государственным органам, организациям, физическим лицам.
8.2.7. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется заместителем главы администрации области, руководителем аппарата администрации области в пределах его компетенции и непосредственно собственником информации, в соответствии с законодательством.