12.1. В администрации области печатаются только материалы служебного характера. Печатание под диктовку не допускается.
12.2. В приемных заместителей главы администрации области, в структурных подразделениях администрации области, как правило, печатаются проекты поручений, служебные письма за подписью соответствующего руководителя, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка служебных документов осуществляется как ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники и соблюдением установленных правил печатания.
В машинописном бюро общего отдела администрации области печатаются проекты постановлений и распоряжений администрации области и приложения к ним, материалы к заседаниям коллегии администрации области, проекты писем Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, другим высшим должностным лицам за подписью главы администрации области или его первого заместителя, доклады руководству администрации области, а также другие материалы по поручению руководителей общего отдела администрации области.
12.3. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов с визой руководителей структурных подразделений администрации области.
Срочные документы печатаются немедленно. Порядок печатания внеочередных документов определяется заместителем начальника общего отдела администрации области.
Документы, сданные в работу после 17.00 часов, печатаются, как правило, на следующий день.
12.4. Все документы перед сдачей в машинописное бюро общего отдела администрации области исполнитель обязан тщательно откорректировать. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие копии к печатанию не принимаются.
Заказ на печатание в машинописном бюро общего отдела администрации области оформляется на специальном бланке (приложение N 24).
Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники, передаются в машинописное бюро вместе с дискетой с записью текста.
12.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.
Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются в машинах для измельчения бумаг.
12.6. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена.
12.7. Выполнение копировально-множительных работ в администрации области производится централизованно в общем отделе администрации области, а также на копировальных аппаратах, установленных в других структурных подразделениях администрации области.
На размножение в копировально-множительное бюро администрации области сдаются только служебные документы и материалы. Объемные материалы (свыше 500 печатных листов формата А4) изготавливаются по заявке общего отдела администрации области в типографии.
12.8. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены, разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А3.
12.9. Размножение документов производится по заявке, подписанной руководителями общего отдела администрации области. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.
Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.