6.2.1. Служебные письма администрации области, структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области готовятся:
как ответы о выполнении поручений главы администрации области, его заместителей;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, главы администрации области, его заместителей по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации области, органов исполнительной власти области;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов области, другим документам;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
как инициативные письма.
6.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями администрации области, структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области.
6.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата.
Рекомендуется писать письма на одной странице.
6.2.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Администрация области считает...", "Комитет по связям с общественностью администрации области рассмотрел...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
6.2.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях администрации области, положениях об органах исполнительной власти области и должностных инструкциях сотрудников; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.