14.2.1. В архив администрации области, органа исполнительной власти области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел (приложение N 29).
14.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации области, органа исполнительной власти области после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении администрации области, органа исполнительной власти области.
14.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации области, органа исполнительной власти области, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
14.2.4. Передача дел в архив администрации области, органа исполнительной власти области осуществляется по графику, составленному соответствующими специалистами, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем общего отдела администрации области, органа исполнительной власти области.
14.2.5. Прием каждого дела производится специалистом 1 категории (архивариусом) общего отдела администрации области в присутствии работника структурного подразделения администрации области. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста 1 категории (архивариуса) общего отдела администрации области.
Вместе с делами в архив администрации области, органа исполнительной власти области передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
14.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации области, органа исполнительной власти области, лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации области, органа исполнительной власти области или государственный архив области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.