7.3.1. Документы, поступающие в администрацию области, органы исполнительной власти области на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками канцелярии общего отдела администрации области.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично" и адресованных общественным организациям), проверяются правильность доставки, целостность упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
7.3.2. Документы, адресованные руководству администрации области, органа исполнительной власти области, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения администрации области предварительно рассматриваются в общем отделе администрации области, а затем направляются руководству администрации области, в структурное подразделение администрации области или орган исполнительной власти области.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и на направляемые непосредственно в структурные подразделения администрации области, органы исполнительной власти области или ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям администрации области, органам исполнительной власти области или должностным лицам.
В целях более квалифицированной и своевременной защиты интересов администрации области исковые заявления (повестки), после их регистрации в канцелярии общего отдела администрации области, незамедлительно направляются в правовое управление администрации области.
Рассмотренные главой администрации области документы возвращаются в общий отдел администрации области для их учета и передачи на исполнение.
После рассмотрения документов заместителями главы администрации области их помощники вносят в регистрационно-контрольную карточку на электронном носителе (далее именуется - РКК) содержание резолюций, а документы передаются на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями администрации области, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям помощником руководителя администрации области передаются копии.
7.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.