10.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре дел.
10.2. Изготовление печатей и штампов, факсимиле, необходимых для обеспечения деятельности администрации области, производится по указанию заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области. Заявки на их изготовление направляются в общий отдел администрации области для размещения и исполнения заказов.
10.3. Все изготовленные печати, штампы и факсимиле учитываются в общем отделе администрации области и выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений администрации области, отвечающим за их использование и сохранность.
10.4. Печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами.
Гербовая печать проставляется на договорах, контрактах, соглашениях, свидетельствах, актах, лицензиях, доверенностях, гарантийных письмах, удостоверениях должностных лиц, пропусках в здание администрации области, Почетных грамотах, благодарственных письмах, наградных документах, подтверждениях о получении государственных наград, приемных актах государственных наград, отчетах о награждении, протоколах вручения государственных наград, актах инвентаризации, сводных отчетах о вручении орденов, медалей, знаков отличия, нагрудных знаков и документов к ним, при оформлении финансовых документов.
10.5. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики): "Общий отдел", "Протокольный сектор", "Для документов" ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам; "Канцелярия", "Для пакетов" - на пакетах и реестрах при получении и отправлении корреспонденции через фельдъегерскую и специальную связь, при оформлении телеграмм и командировочных удостоверений; "Сектор государственной службы и кадровой работы" - на документах по личному составу.
10.6. Для проставления оттиска о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются мастичные штампы.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации области, его первого заместителя или заместителя главы администрации области, руководителя аппарата администрации области разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование факсимиле при оформлении подлинников всех документов запрещается.
10.7. Оттиск печати должен проставляться на наименовании должности лица, подписавшего документ, или в специально отведенном месте.
10.8. Ответственность за хранение и правильное использование печатей возлагается:
круглых гербовых печатей - на начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации области и заместителя начальника общего отдела администрации области;
круглых гербовых печатей органов исполнительной власти области соответственно на их руководителей;
простых круглых печатей и штампов - на должностных лиц, которым они выданы.
10.9. Об утере печати или штампа незамедлительно ставятся в известность заместитель главы администрации области, руководитель аппарата администрации области и руководители общего отдела администрации области.
10.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в общий отдел администрации области, где они уничтожаются по акту.
10.11. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.
10.12. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в общий отдел администрации области.