1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации области и органах исполнительной власти области (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации области и органах исполнительной власти области.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, нормативными правовыми актами администрации области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), государственными стандартами на оформление организационно-распорядительных документов, Регламентом администрации области.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации области и органах исполнительной власти области осуществляются общим отделом администрации области и отделом информатизации администрации области.
1.5. При работе с документами в администрации области, органах исполнительной власти области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.6. Перед уходом в отпуск сотрудники структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области обязаны передать через лицо, ответственное за ведение делопроизводства, находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения.
1.7. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение администрации области, органа исполнительной власти области сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы.
1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения администрации области, органа исполнительной власти области и сообщается заместителю начальника общего отдела администрации области.
Руководителем структурного подразделения администрации области, органа исполнительной власти области назначается служебное расследование, о результатах которого информируется общий отдел администрации области и заместитель главы администрации области, руководитель аппарата администрации области.
1.9. Переписка между структурными подразделениями администрации области, органами исполнительной власти области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются комитетом по связям с общественностью администрации области.
1.11. Ответственность за состав, учет и сохранность документов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации области, органов исполнительной власти области, которые своими документами определяют должностных лиц, непосредственно отвечающих за делопроизводство и обеспечивающих его организацию в соответствии с настоящей Инструкцией.
Сотрудники администрации области, органов исполнительной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.12. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции.