Документы администрации области, органов исполнительной власти области являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственный архив области, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу общего отдела администрации области и лиц, ответственных в структурных подразделениях администрации области, органах исполнительной власти области за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.