3.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, 13, 14), Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 межстрочных интервала (12-18-24 пт).
Допускается печатать документы с использованием текстового редактора Lexicon.
3.2. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов (приложение N 1), стабильный порядок их расположения, определенный формат бланков, цвет бумаги и краски.
3.3. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм.
3.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
3.5. Документы в администрации области, органах исполнительной власти области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105х148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
При переписке между подразделениями администрации области бланк не используется.
3.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов:
3.6.1. Герб Тамбовской области*
Для изготовления документов администрации области и органов исполнительной власти области используются бланки с воспроизведением герба Тамбовской области.
______________________________
* После его утверждения в установленном порядке
3.6.2. Наименование организации
Наименование организации, подготовившей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (Основном Законе) Тамбовской области или в Положении о соответствующем органе исполнительной власти области.
3.6.3. Справочные данные об организации
Справочные данные об организации - авторе документа проставляются на бланках писем и включают: почтовый адрес, номера телефона, факса, электронной почты. Могут проставляться и другие сведения: номера телексов, счетов в банке и др.
3.6.4. Наименование вида документа
Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах и печатается прописными буквами.
3.6.5. Дата документа
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дату документа оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 5 декабря 2001 г. следует оформлять 05.12.2001 (в конце точка не ставится, сокращение слова год - г. - не допускается).
При подготовке документов, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 5 декабря 2001 г.
3.6.6. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из условного обозначения структурного подразделения администрации области (приложение N 2) или органа исполнительной власти области, где был подготовлен документ, индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.