РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
Администрация Тамбовской области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 6 апреля 1995 года N 161
Об утверждении Положения о коллегии архивного
отдела администрации области и ее состава
(с изменениями на 19 октября 1998 года)
____________________________________________________________________
Утратило силу с 31 августа 2001 года - постановление Администрации области от 31 августа 2001 года N 819.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Текст документа с изменениями, внесенными:
Постановлением Администрации области от 19 октября 1998 года N 624.
____________________________________________________________________
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Положение о коллегии архивного отдела администрации области согласно приложению 1.
2. (пункт утратил силу с 19 октября 1998 года на основании постановления Администрации области от 19 октября 1998 года N 624).
3. Постановление администрации области от 13.07.92 N 361 "О коллегии архивного отдела администрации области" считать утратившим силу.
Зам. главы администрации Тамбовской
области Л.Паламарчук
г.Тамбов
6 апреля 1995 г.
N 161
Приложение 1
к постановлению администрации области
от 6 апреля 1995 года
N 161
ПОЛОЖЕНИЕ
о коллегии архивного отдела администрации области
I. Общие положения
1.1. Коллегия архивного отдела администрации области, созданная в соответствии с постановлением администрации области от 03.03.95 N 92, является совещательным органом и на своих заседаниях рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, документирования и делопроизводства, подбора и расстановки кадров, заслушивает доклады руководителей подведомственных архивных учреждений, заведующих архивными отделами администраций районов и городов, представителей учреждений, обсуждает проекты важнейших приказов, инструкций, результаты проверок исполнения отраслевых нормативных актов.
1.2. Коллегия работает по утвержденному плану, который составляется на полугодие. Предложения к плану представляются к 5 июня и 5 декабря т.г. секретарю коллегии.
Одновременно с проектом плана секретарь коллегии представляет членам коллегии информацию о выполнении плана работы за истекшее полугодие.
Внесение изменении в утвержденный план работы коллегии производится по указанию председателя коллегии на основании докладной записки руководителей госархивов, специалистов архивного отдела, согласованной с заведующим архивным отделом.
1.3. Состав коллегии, ее изменения утверждаются постановлением администрации области на основании предложений заведующего архивным отделом - председателя коллегии.
1.4. Члены коллегии архивного отдела проводят работу в соответствии с распределением обязанностей, утвержденных председателем.
1.5. Заседания коллегии проводятся, как правило, ежеквартально, продолжительность заседаний не более 5 часов.
При необходимости проводятся расширенные и выездные заседания, а также совместные заседания коллегии с коллегиями других ведомств, общественных организаций.
1.6. Заседания коллегии проводятся под председательством заведующего архивным отделом. Заседания проводятся при условии присутствия на нем не менее половины членов коллегии. Освобождение членов коллегии от участия в заседании допускается с разрешения председателя.
Повестка заседания, список приглашенных и выступающих утверждается председателем.
1.7. Коллегия в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации - России, законами Российской Федерации, нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, Законом об архивном фонде Тамбовской области и архивах, постановлениями областной Думы и администрации, приказами, указаниями Государственной архивной службы России, настоящим Положением.
1.8. Коллегия принимает свои решении квалифицированным большинством голосов. Решения коллегии имеют рекомендательный характер, проводятся в жизнь, как правило, приказами заведующего архивным отделом.
1.9. Организационно-техническое и документационное обеспечение работы коллегии возлагается на секретаря коллегии, специалиста II категории архивного отдела.
II. Основные задачи
2.1. Основной задачей коллеги является выработка рекомендаций по наиболее важным вопросам, имеющим принципиальное значение для проведения радикального реформирования архивного дела с учетом конкретных социально-экономических условий области.
2.2. Коллегией рассматриваются:
проекты Основных направлений развития архивной службы области их реализации;
вопросы формирования, обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда России и области, ведения государственного учета документов, осуществления контроля за сохранностью и использованием указанных документов;
контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов области об архивном фонде и архивах;
кандидатуры на должности руководителей Государственного архива Тамбовской области, Центра документации новейшей истории Тамбовской области, Центра хранения документов по личному составу, номенклатурных работников архивного отдела;
другие вопросы, вытекающие из функциональных задач архивного отдела администрации области.
III. Права и обязанности
3.1. Для осуществления возложенных на коллегию функций она имеет право заслушивать сообщения руководителей Государственного архива Тамбовской области, Центра документации новейшей истории Тамбовской области, Центра хранения документов по личному составу, их деятельности, заведующих архивными отделами администраций районов и городов по вопросам, входящим в их компетенцию, знакомится с заключениями специалистов по реализации целевых отраслевых программ, работе ведомственных архивов и другим вопросам.
3.2. Члены коллегии:
участвуют в обсуждении рассматриваемых вопросов, вносят по ним предложения в устном и письменном виде;
предлагают на рассмотрение коллегии собственный или альтернативный проект решения;
вносят предложения о проведении заседания, рассмотрении вопросов, требующих неотложного решения.
IV. Планирование работы коллегии
4.1. Работа коллегии осуществляется в соответствии с перечнем основных вопросов, предложенных к рассмотрению на заседаниях коллегии в течение года и плана работы коллегии на полугодие.
4.2. Перечень основных вопросов, предложенных к рассмотрению на заседаниях коллегии в течение года, готовится секретарем коллегии в конце текущего года и утверждается на последнем или итоговом заседании коллегии.
4.3. План работы на полугодие формируется секретарем коллегии с учетом предложений госархивов, специалистов архивного отдела.
4.4. Утвержденные перечень и план работы коллегии на полугодие тиражируются и рассылаются по списку, подготовленному секретарем коллегии.
V. Подготовка и проведение заседаний коллегии
5.1. Подготовка вопросов для рассмотрения коллегией осуществляется членами коллегии, руководителями госархивов, работниками аппарата архивного отдела, специалистами отрасли. В подготовке вопросов участвуют комиссии, советы, действующие при архивном отделе и госархивах.
5.2. Повестка очередного заседания коллегии представляется на подпись председателю за 8 дней до проведения заседания и рассылается секретарем коллегии членам коллегии и руководителям госархивов и архивных отделов администраций районов и городов, ведомств после утверждения.
Решение об изменении повестки заседания коллегии принимается председателем на основании докладной записки секретаря.
5.3. Структурное подразделение, ответственное за рассматриваемый вопрос, готовит к заседанию коллегии следующие материалы: справку, аналитическую записку, проекты решения, приказа, информацию и др. материалы, списки выступающих, приглашенных на обсуждение (согласованные с председателем), указатель рассылки, решение по данному вопросу и передает данные материалы секретарю коллегии за 7 дней до проведения заседания.
Вызов приглашенных осуществляется секретарем и специалистом архивного отдела.
5.4. О нарушении сроков представления материалов к заседанию коллегии секретарь коллегии докладывает председателю, который принимает соответствующее решение.
5.5. Подготовка материалов к заседанию коллегии проводится по формам, разработанным секретарем коллегии, и является обязательной для исполнения.
5.6. Материалы к очередному заседанию коллегии по всем вопросам формируются и рассылаются членам коллегии секретарем коллегии за 5 дней до заседания, а приглашенным на коллегию - не позднее чем за 3 дня.
5.7. Секретарь коллегии организует подготовку зала, регистрацию приглашенных и ведение протокола.
5.8. Для более детального и объективного рассмотрения вопросов могут проводится выездные заседания, совместные заседания коллегии с другими ведомствами, структурными подразделениями администраций.
5.9. Внеочередные заседания коллегии могут быть проведены по требованию 2/3 ее членов.
5.10. Приглашенные на заседание лица могут выступать, вносить предложения, замечания, задавать вопросы, давать справки.
5.11. На заседания коллегии могут приглашаться представители средств массовой информации.
5.12. Заседания коллегии ведет председатель - заведующий архивным отделом.
5.13. Время для докладов на заседаниях коллегии устанавливается в пределах 15 минут, содокладов и выступлений - 5 минут, справок - до 3 минут.
В случае необходимости председательствующий на заседании коллегии может изменить время для докладов и выступлений.
Докладчиками по рассматриваемым вопросам выступают, как правило, руководители госархивов, заведующие отделами администраций районов и городов, специалисты архивного отдела, содокладчиками - лица, возглавляющие работу по подготовке обсуждаемого вопроса.
5.14. Решения коллегии по рассматриваемым вопросам принимаются, если за них проголосовало более половины от числа присутствующих.
При наличии двух или более точек зрения по рассматриваемому вопросу проводится голосование.
VI. Документирование деятельности коллегии
6.1. Заседания коллегии протоколируются секретарем по форме: слушали - выступили - решили с записью основного содержания и решений по каждому вопросу. Для отдельных заседаний предусматривается диктофонная запись.
6.2. Совместные заседания коллегии с участием ведомств, общественных организаций фиксируются в протоколе, результаты оформляются в виде совместных решений коллегии архивного отдела и ведомства, общественной организации.
6.3. Решения коллеги оформляются по каждое пункту повестки в составе протокола или в виде самостоятельного документа.
6.4. Если число присутствующих на заседании (кроме членов коллегии) не превышает 20-ти, фамилии указываются в протоколе. В остальных случаях список присутствующих составляется отдельно и прилагается к протоколу.
Протокол должен быть подписан председателям не позднее 10 дней после заседания.
6.5. В пятидневный срок после заседания коллегии (или в сроки, специально оговоренные на заседании) проект решения дорабатывается с учетом предложений и замечаний, высказанных в ходе обсуждения, визируется исполнителем и представляется через секретаря коллегии на подпись председателю.
Вместе с документами представляется перечень организаций, в которые следует направить решение.
6.6. Подписанные итоговые документы рассылаются по указателю рассылки, подготовленному секретарем, не позднее 7 дней после подписания.
6.7. Оформленные протоколы заседаний коллегии, материалы к ним, принятые коллегией решения передаются не позднее 10 дней после заседания специалисту архивного отдела для формирования в дело.
VII. Контроль за исполнением решений коллегии
7.1. Исполнение решений (поручений) коллегии возлагается на специалистов архивного отдела или руководителей госархивов в соответствии с решением коллегии.
7.2. Контроль исполнения принятых решений, поручений осуществляют секретарь коллегии, специалисты отдела, которые систематически информируют членов коллегии о ходе их выполнения.
7.3. Решение о снятии поручения коллегии с контроля после его исполнения принимается, как правило, заведующим архивным отделом после информации о его реализации лицом, ответственным за данное поручение.
7.4. Решения коллегии, принятые во исполнение постановлений и решений вышестоящих органов, снимаются с контроля решением коллегии.
