3.3.1. Ответственный за формирование результатов услуги должен приступить к ее предоставлению не позднее 5 рабочих дней, следующих за днем регистрации обращения в министерство имущественных отношений.
Ответственный за формирование результатов услуги осуществляет поиск требуемого документа в архиве (архивохранилище) министерства.
После того как необходимый документ найден, ответственный за формирование результатов услуги осуществляет подготовку необходимых документов.
3.3.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников) и заверенных копий, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.
Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»).
При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архива с обозначением названия документа: «Архивная справка».
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.
Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе или заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений, не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и которые являются предметом запроса. В этих случаях сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте архивной справки («так в документе»). Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.
После текста справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием дня ее составления (номера фондов, описей, дел и листов); допускается включение шифров дел и ссылок на номера листов в тексте справки после изложения каждого факта или события,
К архивной справке прилагаются копии документов, подтверждающих сведения, приведенные в архивной справке.
3.3.3. Архивные копии изготавливаются путем дословного воспроизведения всего текста документа (ксерокопирование).
3.3.4. Подготовленные исполнителями архивные справки и копии архивных документов сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются:
Архивные справки (выписки, копии) заверяются печатью министерства «для документов».
3.3.5. После этого ответственный за формирование результатов услуги составляет текст сопроводительного письма и осуществляет его визирование. Затеи ответственный за формирование результатов услуги передает сформированный пакет документов должностному лицу, уполномоченному на заверение копий документов печатью министерства «для документов».
С момента заверения копии документа печатью министерства «для документов» и подписания сопроводительного письма уполномоченным должностным лицом соответствующий пакет документов передается ответственному за выдачу результатов услуги.
3.3.6. В случае отсутствия в архиве (архивохранилище) документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке министерства, во без надписи «Архивная справка)».
В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обращаться за справкой.
Ответственный за формирование результатов услуги отражает данный факт в тексте сопроводительного письма.