Система электронного документооборота предназначена для решения задач документационного обеспечения подразделений органов исполнительной власти и местного самоуправления, подготовки и контроля исполнения организационно-распорядительных документов.
В целях создания условий для оперативности и повышения качества подготовки управленческих решений органами государственной власти, а также эффективного выполнения ими своих функций необходимо обеспечить внедрение автоматизированной системы электронного документооборота (далее - СЭД).
С помощью СЭД предполагается решить следующие задачи административного документооборота:
снижение трудоемкости рутинных операций в деятельности государственных гражданских служащих Самарской области, благодаря чему увеличивается количество доступного времени на подготовку качественных решений;
сокращение сроков рассмотрения и согласования документов;
сокращение длительности процедуры передачи документов внутри организации;
повышение ответственности каждого сотрудника за подготовку управленческих решений;
повышение уровня конфиденциальности и контроль доступа к информации;
обеспечение возможности оперативного получения информации о местонахождении документа;
снижение издержек на инфраструктуру хранения и движения документов на бумажном носителе;
обеспечение прозрачности алгоритма движения информации (запросов, писем).
В соответствии с распоряжением Правительства Самарской области от 13.11.2008 №286-р в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления в Самарской области внедряется централизованная автоматизированная информационная система электронного документооборота и делопроизводства (далее - АИС ДД).
Внедрение централизованной СЭД предусматривает поэтапное развитие системы, начиная от организации работы в системе АИС ДД в здании Правительства Самарской области (на настоящий момент реализовано) и заканчивая включением в систему территориальных подразделений министерств (реализовано частично), органов муниципальной власти области (реализовано частично). В общей сложности планируется подключить к системе более тысячи сотрудников органов исполнительной власти Самарской области, а к 2010 году - охватить системой все муниципальные образования Самарской области.
Дальнейшее развитие АИС ДД органов исполнительной власти Самарской области представляет собой расширение зоны действия АИС ДД и корректировку программной части АИС ДД под вновь выявленные требования пользователей, интеграцию с прочими информационными системами, используемыми в органах государственной власти Самарской области.
При планировании и развертывании программного обеспечения систем электронного документооборота в органах исполнительной власти Самарской области необходимо принимать во внимание следующие особенности:
совместимость СЭД с АИС ДД;
соответствие СЭД основным стандартам межсетевого взаимодействия для обеспечения интеграции системы с другими информационными системами управления деятельностью органов государственной власти;
поддержка СЭД сертифицированных программно-аппаратных средств по обеспечению процедур шифрации (дешифрации) обрабатываемых данных;
обеспечение полноценной поддержки системой средств электронной цифровой подписи;
поддержка модулей потокового сканирования документов и работа с системой штрих-кодирования.
В рамках осуществления возложенной на министерство управления финансами Самарской области (далее - Министерство) функции по исполнению областного бюджета, организации бюджетного учёта и государственного финансового контроля должен быть внедрен специализированный электронный документооборот между Министерством и бюджетополучателями.
В результате реализации Министерством данного проекта планируется обеспечить:
значительное уменьшение времени полного цикла сбора и обработки электронных документов от главных распорядителей и получателей бюджетных средств Самарской области;
сокращение количества платежных документов на бумажном носителе, требующих ручного ввода в информационные системы сотрудниками Министерства;
внедрение механизма представления документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств, для проверки в Министерство по электронных каналам связи. Переход к представлению электронных документов позволяет значительно сократить количество документов на бумажном носителе внутри системы, добиться практически безбумажного документооборота;
повышение оперативности санкционирования платежных документов от главных распорядителей и получателей бюджетных средств Самарской области в результате минимизации времени доставки документов, подтверждающих обоснованность платежей.
Внедрение юридически значимого электронного документооборота между Министерством, его территориальными подразделениями и бюджетополучателями позволит передавать в электронном виде все необходимые документы с автоматизированного рабочего места соответствующих специалистов Министерства, а также главных распорядителей бюджетных средств, распорядителей бюджетных средств и получателей средств областного бюджета.
Кроме того, в Министерстве необходимо сформировать специализированный архив электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью.