Наличие актуальной базы данных о количественном и качественном Резерве является одним из основных условий его высокой результативности и эффективности.
Создание единой системы кадрового мониторинга и информации о вакансиях в масштабах Самарской области является одним из приоритетных направлений деятельности Правительства Самарской области, целью которой является оптимизация процесса подготовки лиц, состоящих в Резерве, и повышение оперативности замещения вакантных управленческих должностей.
База данных по соответствующим уровням Резерва формируется и обновляется Управлением и Органами местного самоуправления.
Перечень персональных данных о лицах, состоящих в Резерве, содержится в анкете Кандидата.
Лица, состоящие в Резерве, ежеквартально извещают Управление о состоянии своих персональных данных.
Количественные и качественные сведения о Резерве систематизируются Управлением и обновляются не реже одного раза в год.