Действующий

О Концепции развития в Самарской области информационного общества и формирования электронного правительства до 2015 года (с изменениями на 13 сентября 2012 года)

5.4.2. Развитие системы электронного документооборота

Система электронного документооборота предназначена для решения задач документационного обеспечения подразделений органов исполнительной власти и местного самоуправления, подготовки и контроля исполнения организационно-распорядительных документов.

В целях создания условий для оперативности и повышения качества подготовки управленческих решений органами государственной власти, а также эффективного выполнения ими своих функций необходимо обеспечить внедрение автоматизированной системы электронного документооборота (далее - СЭД).

С помощью СЭД предполагается решить следующие задачи административного документооборота:

снижение трудоемкости рутинных операций в деятельности государственных гражданских служащих Самарской области, благодаря чему увеличивается количество доступного времени на подготовку качественных решений;

сокращение сроков рассмотрения и согласования документов;

сокращение длительности процедуры передачи документов внутри организации;

повышение ответственности каждого сотрудника за подготовку управленческих решений;

повышение уровня конфиденциальности и контроль доступа к информации;

обеспечение возможности оперативного получения информации о местонахождении документа;

снижение издержек на инфраструктуру хранения и движения документов на бумажном носителе;

обеспечение прозрачности алгоритма движения информации (запросов, писем).

В соответствии с распоряжением Правительства Самарской области от 13.11.2008 №286-р в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления в Самарской области внедряется централизованная автоматизированная информационная система электронного документооборота и делопроизводства (далее - АИС ДД).

Внедрение централизованной СЭД предусматривает поэтапное развитие системы, начиная от организации работы в системе АИС ДД в здании Правительства Самарской области (на настоящий момент реализовано) и заканчивая включением в систему территориальных подразделений министерств (реализовано частично), органов муниципальной власти области (реализовано частично). В общей сложности планируется подключить к системе более тысячи сотрудников органов исполнительной власти Самарской области, а к 2010 году - охватить системой все муниципальные образования Самарской области.

Дальнейшее развитие АИС ДД органов исполнительной власти Самарской области представляет собой расширение зоны действия АИС ДД и корректировку программной части АИС ДД под вновь выявленные требования пользователей, интеграцию с прочими информационными системами, используемыми в органах государственной власти Самарской области.

При планировании и развертывании программного обеспечения систем электронного документооборота в органах исполнительной власти Самарской области необходимо принимать во внимание следующие особенности:

совместимость СЭД с АИС ДД;

соответствие СЭД основным стандартам межсетевого взаимодействия для обеспечения интеграции системы с другими информационными системами управления деятельностью органов государственной власти;

поддержка СЭД сертифицированных программно-аппаратных средств по обеспечению процедур шифрации (дешифрации) обрабатываемых данных;

обеспечение полноценной поддержки системой средств электронной цифровой подписи;

поддержка модулей потокового сканирования документов и работа с системой штрих-кодирования.

В рамках осуществления возложенной на министерство управления финансами Самарской области (далее - Министерство) функции по исполнению областного бюджета, организации бюджетного учёта и государственного финансового контроля должен быть внедрен специализированный электронный документооборот между Министерством и бюджетополучателями.

В результате реализации Министерством данного проекта планируется обеспечить:

значительное уменьшение времени полного цикла сбора и обработки электронных документов от главных распорядителей и получателей бюджетных средств Самарской области;

сокращение количества платежных документов на бумажном носителе, требующих ручного ввода в информационные системы сотрудниками Министерства;

внедрение механизма представления документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств, для проверки в Министерство по электронных каналам связи. Переход к представлению электронных документов позволяет значительно сократить количество документов на бумажном носителе внутри системы, добиться практически безбумажного документооборота;

повышение оперативности санкционирования платежных документов от главных распорядителей и получателей бюджетных средств Самарской области в результате минимизации времени доставки документов, подтверждающих обоснованность платежей.

Внедрение юридически значимого электронного документооборота между Министерством, его территориальными подразделениями и бюджетополучателями позволит передавать в электронном виде все необходимые документы с автоматизированного рабочего места соответствующих специалистов Министерства, а также главных распорядителей бюджетных средств, распорядителей бюджетных средств и получателей средств областного бюджета.

Кроме того, в Министерстве необходимо сформировать специализированный архив электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью.