1. Органы государственной власти, иные государственные органы Самарской области, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (независимо от вида носителя), в том числе документов по личному составу, в должном физическом состоянии, исключая их утрату, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными правовыми актами.
2. Государственные органы Самарской области, организации и предприятия не могут уничтожать документы, срок хранения которых истек, до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу.
3. Учет, хранение и использование особо ценных документов, в том числе уникальных документов, обеспечивается созданием особого режима. В силу особой исторической значимости таких документов в обязательном порядке создаются их страховые копии.
4. Отнесение документов архивного фонда Самарской области к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется государственными архивами Самарской области в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.