Собственники документов, отнесенных к составу архивного фонда Самарской области, обязаны обеспечивать их сохранность. Сохранность документов, переданных на хранение в государственные и муниципальные архивы, обеспечивается этими архивами.
На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется архивными органами и учреждениями Самарской области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Органы государственной власти Самарской области и органы местного самоуправления, органы прокуратуры, главное управление Центрального банка Российской Федерации по Самарской области, государственная налоговая инспекция по Самарской области, территориальные органы министерств, комитетов, других федеральных служб Российской Федерации, организации, учреждения и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части архивного фонда Самарской области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, нормативно-методическими документами архивных органов и учреждений Самарской области, разрабатывают и утверждают по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти Самарской области в области архивного дела нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти Самарской области и органы местного самоуправления, органы прокуратуры, главное управление Центрального банка Российской Федерации по Самарской области, государственная налоговая инспекция по Самарской области, территориальные органы министерств, комитетов, других федеральных служб Российской Федерации, организации, учреждения и предприятия не могут уничтожить документы, срок хранения которых истек, до утверждения уполномоченным органом исполнительной власти Самарской области в области архивного дела описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу.
Собственники документов негосударственной части архивного фонда Самарской области не могут уничтожить эти документы без согласования с соответствующими архивными органами и учреждениями.