2.3.1. Иные совещания с участием главы города (в т.ч. выездные) проводятся в соответствии с недельными и месячными рабочими планами главы города и его поручениями.
2.3.2. Предложения в рабочие планы главы города по проведению иных совещаний с участием главы города направляются руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города в Управление ОДО:
в план на следующий месяц - не позднее 23 числа текущего месяца;
в план на следующую неделю - не позднее 16.00 среды недели, предшествующей планируемой.
(п.2.3.2 изложен в новой редакции постановлением администрации города Н.Н. от 11.03.2024 № 1611 - см. предыдущую редакцию)
2.3.3. На совещаниях, проводимых главой города или лицом, исполняющим полномочия главы города, обязательно личное присутствие руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города или лиц, исполняющих их обязанности на основании соответствующих правовых актов, в компетенцию которых входит решение вопросов, обсуждаемых на совещании.
2.3.4. Подготовка и проведение совещаний (кроме ПДОС) возлагается на руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города или лиц, официально их замещающих, в компетенцию которых входит решение вопросов, обсуждаемых на совещании (далее - ответственные за подготовку совещания).
2.3.5. Ответственные за подготовку совещания не позднее, чем за 2 дня до его проведения направляют в Управление ОДО:
программу (повестку) проведения совещания;
список участников совещания с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности;
справочные материалы по существу рассматриваемых вопросов;
проект протокола по рассматриваемому вопросу (при необходимости).
2.3.6. Ответственные за подготовку совещания не позднее, чем за 2 дня до его проведения обеспечивают приглашение участников, а также их оповещение при отмене совещания или переносе даты и времени совещания.
2.3.7. Ведение протокола во время проведения совещания и его подготовка по итогам совещания возлагается на ответственного сотрудника Управления ОДО, кроме случаев, если тематика совещания предусматривает ознакомление с материалами, содержащими государственную тайну, и в случае согласования Управлением ОДО ведения протокола лицами, ответственными за подготовку совещания.
В случае ведения протокола лицами, ответственными за подготовку совещания, проект протокола, согласованный первыми заместителями главы администрации города, заместителями главы администрации города, руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города, направляется на согласование в Управление ОДО.
(п.2.3.7 изложен в новой редакции постановлением администрации города Н.Н. от 11.03.2024 № 1611 - см. предыдущую редакцию)
2.3.8. Управление делами обеспечивают предоставление и подготовку помещений для проводимых главой города совещаний, при необходимости звукоусиление, звукозаписывающее и иное сопровождение совещания.
Департамент информационных технологий осуществляет техническое обеспечение проведения совещаний с использованием мультимедийных средств.
2.3.9. Представление протокола по итогам проведения совещания на подпись главе города осуществляется в 2-дневный срок после проведения совещания отраслевым (функциональным) или территориальным органом администрации города, подготовившим и проводившим совещание.
Протокол, подготовленный отраслевым (функциональным) органом, должен быть согласован с первым заместителем главы администрации города, заместителем главы администрации города, в чьем подчинении находится отраслевой (функциональный) орган.
2.3.10. В протоколе совещания указываются конкретные исполнители поручений и сроки их выполнения, определенные главой города. Если в ходе совещания не даны конкретные указания по сроку исполнения поручения, в проекте протокола указываются предлагаемые сроки. После утверждения протокола главой города срок исполнения поручения является обязательным.
2.3.11. Персональная ответственность за исполнение протоколов совещаний в целом возлагается на первого заместителя главы администрации города, заместителя главы администрации города, в чьем подчинении находится отраслевой (функциональный) орган, подготовивший совещание.
2.3.12. После утверждения протокола главой города Управление ОДО:
регистрирует протокол;
обеспечивает рассылку протокола;
контролирует исполнение поручений, указанных в протоколе.
2.3.13. Решения, указанные в протоколах совещаний, являются обязательными для исполнения.