6.5.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляются в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и Инструкцией по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода.
6.5.2. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города отвечают за:
сохранность поступающих к ним документов;
соблюдение сроков их хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);
своевременную подготовку и передачу дел в муниципальное казенное учреждение «Архив города Нижнего Новгорода» в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами в сфере архивного дела, а также Инструкцией по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода.
6.5.3. Законченные делопроизводством дела остаются в течение одного календарного года в оперативной работе в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города.
По истечении этого срока дела, в соответствии с номенклатурой дел, должны быть обработаны для постоянного и длительного хранения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами в сфере архивного дела, а также Инструкцией по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода.
Дела постоянного срока хранения, включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, передаются на хранение в муниципальное казенное учреждение «Архив города Нижнего Новгорода» по истечении двух лет хранения в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города.
6.5.4. Дела временного срока хранения передаче в муниципальное казенное учреждение «Архив города Нижнего Новгорода» не подлежат. Эти дела хранятся в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города и по истечении сроков хранения, установленных номенклатурой дел, уничтожаются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами в сфере архивного дела.
6.5.5. Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности запрещается. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производятся после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода.