7.1. Организация общей поисковой системы по документам
7.1.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах исполнительной власти создаются поисковые системы по документам, работа осуществляется в системе электронного документооборота и определяется правовыми актами.
Обработка документов в автоматизированном режиме осуществляется на автоматизированном рабочем месте (далее - АРМ).
АРМ - это персональный компьютер с установленным программным обеспечением по автоматизации электронного документооборота. Данное программное обеспечение может быть представлено следующими модулями "Служебная корреспонденция", "Система согласования нормативных документов", "Обращения граждан", "Контроль исполнения документов", "Контроль руководителя" и др.
7.1.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в АИС, которая может включать в себя:
- картотеки;
- классификационные справочники;
- подсистему поиска.
7.1.3. В АИС поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (номерам, датам, содержанию, резолюциям и др. полям). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов.
7.1.4. АИС должны обеспечивать поиск информации по документам органа исполнительной власти, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.
7.1.5. Порядок и условия доступа к информации, предоставления и распространения информации определяют органы исполнительной власти как обладатели информации (информационных систем) в соответствии с требованиями законодательства.
7.1.6. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.
7.2. Особенности работы с электронными документами
7.2.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.
7.2.2. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти и поступающие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, при наличии технических возможностей, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.
7.2.3. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.
Система электронного документооборота органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
7.2.4. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
7.2.5. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
7.2.6. Для подтверждения подлинности электронных документов в органе исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.
Электронная цифровая подпись должна применяться в соответствии с действующем законодательством.
7.2.7. При получении электронных документов от других органов власти или организаций служба ДОУ органа исполнительной власти осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
7.2.8. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
Наименование сведений о документе | Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
1 | 2 |
1. Адресант | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
2. Адресат | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат") |
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | В соответствии с реквизитом "Подпись" |
4. Вид документа | В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
5. Дата документа (исходящая дата) | В соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
6. Номер документа (исходящий номер) | В соответствии с номером, присвоенным документу автором |
7. Дата поступления документа (дата регистрации) | Дата, указанная в отметке о поступлении на входящем штампе, штрих-коде |
8. Входящий номер документа (регистрационный номер) | Номер, проставленный в отметке о поступлении на входящем штампе, штрих-коде |
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа | В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
10. Наименование текста (содержание) | Краткое содержание документа (заголовок к тексту) |
11. Индекс дела | Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
12. Сведения о переадресации документа | На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению") |
13. Количество листов основного документа | Количество листов основного документа |
14. Количество приложений | Количество приложений |
15. Общее количество листов | Общее количество листов |
16. Указания по исполнению документа | Резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения |
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя | Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
18. Отметка о конфиденциальности | В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.) |
7.2.9. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.