5.1. Организация документооборота
Движение документов в органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов и операции, производимые с ними в органах исполнительной власти, определяются настоящей Инструкцией, Регламентом Правительства и другими нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства, а также положениями об органах исполнительной власти должностными регламентами их работников; инструктивно-методическими письмами.
5.1.1. В документообороте органов исполнительной власти, в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:
- поступающая документация (входящая);
- отправляемая документация (исходящая);
- внутренняя документация;
- нормативно-правовая документация (распорядительные документы).
В составе вышеназванных документопотоков, в свою очередь, могут выделяться конкретные группы документов. Например, в составе входящей документации могут выделяться:
- документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;
- документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;
- обращения граждан;
- запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
- документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных федеральному органу исполнительной власти;
- документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.
5.2. Организация доставки и отправки документов
В органах исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи электросвязи и специальной связи службами ДОУ.
5.2.1. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресации и целостность упаковок.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения.
5.2.2. Все конверты с поступившими документами вскрываются, кроме конвертов с надписью "В конкурсную комиссию управления по организации конкурсов и аукционов Нижегородской области" и конвертов и посылок из управления Президента Российской Федерации по государственным наградам.
5.2.3. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется правильность адресации и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).
В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата в день получения.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в управлении по документационному обеспечению и контролю, другой приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп или надпись "Документ получен в поврежденном виде".
Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
Сотрудники органов исполнительной власти, занятые на приеме входящей корреспонденции (далее - сотрудники службы ДОУ), должны обращать внимание на внешний вид и оформление почтовых отправлений (конверты, упаковка посылок, бандеролей) и внутреннее содержание почтовых отправлений после их вскрытия.
Почтовое отправление может быть признано подозрительным в следующих случаях: