8.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
8.2. Органы исполнительной власти в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. Порядок учета и изъятия из обращения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации определяются отдельным правовым актом Правительства.
8.3. Органы исполнительной власти также используют простые печати, печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
Простая печать органа исполнительной власти воспроизводит наименование органа по внешнему кольцу печати, в центре клише печати располагается наименование структурного подразделения. Минимальный диаметр клише печати - 35 мм, максимальный - 40 мм.
8.4. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство органа исполнительной власти по согласованию со службой ДОУ.
Эскизы печати оформляются в соответствующих подразделениях и передаются на согласование в управление документационного обеспечения и контроля аппарата Правительства. После согласования заявки на изготовление простых печатей передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.
В случае служебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
8.5. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, а также других должностных лиц, которым приказом органа исполнительной власти или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
8.6. Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы по существу представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.
В органах исполнительной власти используются следующие виды штампов:
- регистрационный штамп;
- штамп ограничения доступа;
- заверительные штампы;
- маркировочные штампы;
- информационные штампы;
- штампы отдельных реквизитов и др.
Размеры, форма и содержание штампов не регламентированы и зависят от конкретного содержания штампа.
8.7. Изготовление простых печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органов государственной власти, производится органом исполнительной власти самостоятельно. Эскиз печати (штампа) согласовывается со службой ДОУ.
8.8. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи определяется в соответствии с подпунктом 3.2.2.14.1 пункта 3.2.2 настоящей Инструкции.
Губернатором, его заместителями и министрами назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи, и определяется порядок использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи.
В случаях утраты носителей аналогов собственноручных подписей лицо, ответственное за их хранение, незамедлительно ставит в известность о фактах утраты руководителя соответствующего подразделения и руководителя аппарата Правительства Нижегородской области.
Пришедшие в негодность, утратившие значение штампы с факсимиле уничтожаются в порядке, предусмотренном пунктом 8.13 настоящей Инструкции.
(п. 8.8 в ред. постановления правительства области от 27.07.2012 № 478- см. предыдущую редакцию)
8.9. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службе ДОУ органа исполнительной власти в специальном журнале (приложение 23).
Печати и штампы выдаются под расписку сотрудникам, на которых возложена обязанность заверять документы печатями (штампами).
8.10. Простые печати и штампы хранятся в закрывающихся столах или сейфах.
Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов члены экспертной комиссии органа исполнительной власти могут ежегодно проводить рейды по структурным подразделениям; по результатам проверок составляется справка (акт), представляемая руководителю органа исполнительной власти, для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и хранения печатей и штампов.