3.1. Реестр гражданских служащих государственного органа ведется по категориям ("руководители", "помощники (советники)", "специалисты", "обеспечивающие специалисты") и группам должностей государственной гражданской службы (высшие, главные, ведущие, старшие, младшие).
3.2. Внутри категорий и групп гражданские служащие располагаются по должностям в соответствии с Реестром должностей государственной гражданской службы Нижегородской области (приложение 2 к Закону Нижегородской области от 30 декабря 2005 года № 225-З "О государственных должностях Нижегородской области и Реестре должностей государственной гражданской службы Нижегородской области"). В пределах должности - в алфавитном порядке.
3.3. При численности государственного органа свыше 100 человек допускается ведение Реестра гражданских служащих государственного органа в разрезе структурных подразделений.
3.4. Основанием для включения в Реестр гражданских служащих государственного органа является назначение государственного гражданского служащего на должность, подтвержденное актом государственного органа или распоряжением Губернатора Нижегородской области, и заключение с ним служебного контракта.
3.5. Основанием для исключения из Реестра гражданских служащих государственного органа является прекращение государственной гражданской службы (увольнение, отставка).
Умерший (погибший) гражданский служащий, а также гражданский служащий, признанный безвестно отсутствующим или объявленный умершим решением суда, вступившим в законную силу, исключается из Реестра гражданских служащих государственного органа в день, следующий за днем смерти (гибели) гражданского служащего или днем вступления в законную силу решения суда.
3.6. Ведение Реестра гражданских служащих государственного органа осуществляется в электронном виде и на бумажном носителе по форме согласно приложению к настоящему Порядку. (Абзац первый в ред. Указа Губернатора области от 09.04.2015 № 49 -см.предыдущую редакцию)
Реестр гражданских служащих государственного органа, оформленный на бумажном носителе, подписывается руководителем и скрепляется гербовой печатью.
3.7. Реестр гражданских служащих государственного органа ведется регулярно. Все изменения своевременно отражаются в соответствующих графах.
При изменении должности гражданского служащего, сведения переносятся в соответствующий раздел, при этом в графу "продвижение по службе" заносится дата назначения на новую должность.
3.8. Ответственность за достоверность, сохранность и конфиденциальность информации, содержащейся в Реестре гражданских служащих государственного органа, возлагается на представителя нанимателя государственного органа.
3.9. Ведение Реестра гражданских служащих государственного органа является составной частью кадровой работы. Представитель нанимателя определяет лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение и передачу сведений о гражданских служащих, которые наряду с представителем нанимателя несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за разглашение конфиденциальных сведений, внесенных в Реестр гражданских служащих государственного органа.
3.10. Реестры гражданских служащих государственного органа хранятся кадровой службой в течение 3 лет, после чего передаются в архив.