7.1. Входящие и исходящие электронные документы, подписанные ЭЦП, хранятся у Владельца сертификата ключа подписи в течение сроков, установленных Инструкцией по делопроизводству для хранения документов на бумажных носителях.
Хранение электронных документов осуществляется по правилам, определенным для соответствующей автоматизированной системы обработки информации в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
7.2. Электронные документы, подписанные ЭЦП, установленные сроки хранения которых истекли, могут быть уничтожены. Уничтожение электронных документов, подписанных ЭЦП, производится не ранее уничтожения копий этих электронных документов на бумажных носителях.
7.3. Архивы входящих и исходящих электронных документов, подписанных ЭЦП, ведутся в соответствии со следующими требованиями:
7.3.1. Оперативное хранение электронных документов, находящихся в работе, осуществляется одним из перечисленных способов:
- в файловой структуре на внешних носителях (каждый документ на отдельном носителе или несколько документов на одном носителе);
- в файловой структуре на жестком диске (на локальном компьютере или на сервере с обязательным периодическим изготовлением копий на внешних носителях);
- в базе данных на жестком диске (на локальном компьютере или на сервере с обязательным периодическим изготовлением копий на внешних носителях).
7.3.2. Хранение электронных документов, размещенных в деле, осуществляется по правилам подпункта 7.3.1 настоящего Регламента, при этом в дело помещается описание электронного документа, которое содержит:
- регистрационный номер документа;
- дату регистрации;
- название документа;
- аннотацию (указание лица, от которого поступил электронный документ, исходящий номер и дата документа);
- описание электронного формата;
- вид носителя;
- описание физической и логической структуры (для баз данных);
- объем документа (для баз данных также количество записей);
- копия сертификата ключа ЭЦП, используемого для подтверждения подлинности ЭЦП;
- место хранения электронного документа.