При подготовке организационно-распорядительных документов работники органа государственной власти обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
5.2.1. Возможна пометка ограничения доступа к документу.
Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Пометка секретности печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже пометки секретности через 1.5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.
5.2.2. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", - "о выделении...", "об изменении..." и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту резолюций руководителей по рассмотренным документам, а также к текстам телеграмм, телефонограмм, извещений, заголовок не составляется.
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
5.2.3. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство образования
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И.Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д.Иванову
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Калинину И.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12
Киреевский р-н, г.Липки
Тульская обл., 301264
5.2.4. Согласование документа