4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа государственной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
Протоколы могут быть краткими (записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения), полными (содержит кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников) и стенографическими (весь ход заседания записывается дословно).
4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в службу ДОУ подразделения-исполнителя вместе с протоколом о принятых решениях. Копии протокола или Выписка из протокола о принятых решениях готовятся к рассылке в соответствии со списком рассылки подразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.
4.3.3. Протоколы печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размером № 14.
4.3.4. Протокол имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - протокол.
Вид заседания, совещания, например:
П Р О Т О К О Л
заседания рабочей группы Совета по информатизации
при Губернаторе Нижегородской области
или
совещания у (наименование должности) Ф.И.О.
При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:
наименование вида документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов заседания (совещания) Правительства области, совещаний с участием Губернатора или его первых заместителей.
Печатается через 2 одинарных межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой.
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Номера протоколов заседаний (совещаний) состоят из знака № и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами.
Дата и номер печатаются справа через 2 одинарных межстрочных интервала ниже реквизита Место проведения заседания, совещания полужирным шрифтом и подчеркиваются.
Например:
г. Нижний Новгород
от 10 апреля 2002 года № 12
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части после слова ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ указываются должность, фамилия и инициалы председательствовавшего на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центровано прописными буквами, под ним через 1 одинарный межстрочный интервал
прописными буквами -должность председательствовавшего, затем через 1 одинарный межстрочный интервал - также центровано инициалы и фамилия прописными буквами.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1 одинарный межстрочный интервал после фамилии и инициалов председательствовавшего, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2 одинарными межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (одинарный межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, а фамилии располагаются в алфавитном порядке.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола печатается полуторным межстрочным интервалом и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от левого поля шрифтом размером № 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.