4.4.1. Письма оформляются на бланках установленной формы.
4.4.2. Письмо имеет следующие реквизиты:
Дата - оформляется словесно-цифровым способом. Датой письма является дата его подписания.
Исходящий номер в письмах за подписью руководителей органов государственной власти должен начинаться с индекса органа государственной власти, присвоенного органу распоряжением Губернатора области от 21.01.2002 № 47-р "Об утверждении классификатора органов государственной власти, подчиненных Губернатору Нижегородской области" и включать в себя порядковый номер по единой нумерации с начала года, установленной в органе государственной власти.
например: 21-924+.. (где 21 - индекс органа государственной власти, а 924 - порядковый номер по единой нумерации, установленной в органе государственной власти).
Письма, подписанные руководителем структурного подразделения, входящего в состав органа государственной власти, печатаются на простом бланке, форма которого утверждается приказом руководителя органа государственной власти. Исходящий номер таких писем проставляется в соответствии с порядком делопроизводства, установленном в органе государственной власти.
Адресат - адресат печатается в границах, предусмотренных утвержденным бланком писем органов государственной власти. Все составные части этого реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 одинарным межстрочным интервалом.
Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
В состав адресата входит наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - фамилия и инициалы лица.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту через отделения почтовой связи, в том числе и частному лицу.
При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:
Российская академия
государственной службы
при Президенте Российской Федерации
При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:
Законодательное Собрание
Нижегородской области
Комитет по социальным вопросам
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.
При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Председателю
Законодательного Собрания
Нижегородской области
И.О.Фамилия
Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень,
например:
Ректору Московской государственной
медицинской академии
имени И.П.Сеченова
профессору И.О.Фамилия
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Главам местного самоуправления
Нижегородской области