7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах государственной власти создаются поисковые системы по документам.
7.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая может включать в себя:
- картотеки;
- классификационные справочники,
- автоматизированные поисковые системы.
7.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество карточек, которые могут составлять следующие картотеки:
справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
7.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности органа государственной власти;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
7.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.
7.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа государственной власти, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам органа государственной власти, иным государственным органам, организациям, физическим лицам.
7.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет орган государственной власти как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.
7.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.