Основная особенность сохранения библиотечных фондов - максимальное продление срока жизни книг при одновременном обеспечении их эффективного использования.
Успешное выполнение этих двух противоречащих условий - определение необходимого баланса между сохранностью изданий и их доступностью для пользования.
В Программе предусматриваются следующие аспекты сохранения фондов в процессе использования:
- технологический, включающий следующие этапы:
- подбор документов в хранилище и доставка пользователю;
- пользование документом;
- копирование документа в том числе: ксерокопирование, сканирование, фотокопирование;
- экспонирование документа на выставках в библиотеке и вне ее;
- возвращение документа в хранилище.
- правовой, обеспечивающий юридическую защиту документа;
- нормативный, устанавливающий правила и нормы процессов использования библиотечных документов;
- технический, предусматривающий обеспечение библиотек необходимыми техническими средствами.
Издания, находящиеся в фондах библиотек области неравнозначны и дифференцируются по признакам уникальности, ценности, физическому состоянию, выделяются три категории сохранности документов:
I категория сохранности - документы, обладающие всеми признаками книжного памятника;
II категория сохранности - документы, обладающие дополнительной ценностью (автографы, экслибрисы, пометы, т.п.) и документы, замена которых затруднена, либо невозможна (малый тираж, давность издания, высокая цена);
III категория сохранности - издания массового характера, потребность в которых имеет определенный временной период и восстановление или замена которых другими изданиями представляется допустимым и возможным.
В зависимости от категории сохранности в библиотеках в Программе предусмотрен комплекс мер, обеспечивающий безопасность документов и наиболее благоприятные условия для сохранения документов в процессе использования.
Для их выполнения необходимо:
- привести в соответствие с юридическими нормами документы, регламентирующие отношения библиотеки и пользователей;
- внедрить в практику нормативы, разработанные Российскими научно-методическими центрами;
- обеспечить библиотеки области необходимым минимумом специального оборудования и технических средств.