АДМИНИСТРАЦИЯ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 февраля 1994 года № 18
Об утверждении нормативных документов
(с изменениями на 28 ноября 1997 года)
_______________________________________________________________________________
Утратил силу на основании
постановления Правительства Нижегородской области от 15 мая 2006 года № 168
_______________________________________________________________________________
--------------------------------------------------------------------------------
Документ с изменениями, внесенными:
постановлением Губернатора от 28.11.97 № 337
-------------------------------------------------------------------------------
В целях обеспечения единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив:
1. Утвердить прилагаемые: Инструкцию о ведении делопроизводства в администрации Нижегородской области; Положение о порядке подготовки и издании актов губернатора Нижегородской области; Инструкцию о порядке учета и хранения документов и дел, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения.
2. Руководителям департаментов и комитетов областной администрации обеспечить ведение делопроизводства и работу с документами в подразделениях в соответствии с требованиями нормативных документов, перечисленных в п.1 настоящего постановления.
3. Управлению делами областной администрации (Жупан Ю.Ю.) издать инструкцию в форме брошюры для обеспечения всех подразделений областной администрации (отделов, секторов).
4. Департаменту финансов при формировании бюджета на 1994 год предусмотреть необходимые ассигнования для издания брошюры с нормативными документами.
Губернатор области Б.Е.Немцов
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
губернатора области
16.02.94 N 18
Инструкция
о ведении делопроизводства в администрации
Нижегородской области
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства и порядок работы с документами, письменными и устными обращениями граждан в подразделениях областной администрации.
Порядок работы с секретными документами и с грифом "для служебного пользования" регламентируется специальным инструкциями.
1.2. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, соблюдение требований настоящей инструкции, качественное и своевременное исполнение документов и их сохранность в структурных подразделениях областной администрации возлагается на их руководителей.
Ведение делопроизводства и организация работы с документами в подразделениях возлагается на службы документации -общий отдел, канцелярию, секретаря или другого работника, определенного руководителем, функции которого определяются должностной инструкцией.
1.3. Руководитель структурного подразделения осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Работники структурных подразделений областной администрации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате докладывается руководителю подразделения и сообщается в государственно-правовой департамент.
1.4. Методическое руководство работой с документами и контроль за соблюдением в подразделениях установленного порядка ведения делопроизводства осуществляет государственно-правовой департамент, службы документации которого (канцелярия, протокольный отдел, отдел писем) систематически проверяют состояние этой работы, о результатах информирует руководителей.
2. Подготовка и составление служебных документов.
Правила оформления реквизитов документов.
2.1. Управленческая деятельность областной администрации выражается посредством издания организационно-распорядительных документов: положений, постановлений, приказов, инструкций, правил и т.д.
Губернатор области (в его отсутствии исполняющий обязанности) принимает постановления и издает распоряжения.
Руководители департаментов и комитетов издают приказы, а также решения в соответствии с полномочиями, предоставленными вышестоящими органами.
2.2. Юридическим основание издания организационно-распорядительной документации являются:
законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства;
задания и предписания вышестоящих органов;
осуществление исполнительской и распорядительной деятельности в целях выполнения областной администрацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
потребность правового регулирования работы областной администрации.
2.3. Областная администрация организует и ведет в пределах своей компетенции переписку с вышестоящими и другими организациями, а также с гражданами. Для передачи текста служебных документов используются телеграф, телефон, факсимильные аппараты, фельдшерская и курьерская связь.
2.4. Устанавливаются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.
Бланки документов изготовляются на бумаге форматов -А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Бланки каждого вида изготовляются на основе углового или продольного расположения реквизитов.
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов и письма. Диаметр изображения не более 20 мм.
Бланки документов должны иметь поля, мм: левое -не менее 20, верхнее -не менее 10, правое и нижнее -не менее 8.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков.
При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего поля не меняются, размер левого поля должен быть не менее 8 мм, а правого -не менее 20 мм. На двух сторонах листа допускается печатать документы с временным сроком хранения.
2.5. Текст документов печатают через 1,5 межстрочных интервала, на бумаге формата А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через 2 межстрочных интервала.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал, а их составные части отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
2.6. При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:
0 -от границы левого поля для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования", заверительную надпись "Верно", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";
1 -после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 -после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для реквизита "индекс документа";
3 -после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4 -после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";
5 -после 40 печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";
6 -после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";
7 -после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов.
2.7. Слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Наименование должности, а также наименование согласовываемого и утверждаемого документа печатают через 1 межстрочный интервал строчными буквами через полтора межстрочных интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО.
2.8. В подписанные или утвержденные документы вносить какие-либо изменения, исправления, добавления без разрешения лица, подписавшего или утвердившего документ, не допускается.
2.9. При составлении определенного документа необходимо учитывать ряд элементов (реквизитов), из которых состоит документ.
Реквизит является обязательным элементом документа определенного вида.
Для организационно-распорядительной документации наличие и расположение реквизитов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90.
2.10. Название вида документа проставляется на всех документах, кроме письма (постановление, приказ, протокол, акт, справка и т.д.). Наименование документа обуславливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа.
2.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год. Например, 12 июня 1993 года следует оформлять 12.06.93 (без точки в конце). Словесно-цифровой способ оформления дат (12 июня 1993 года) допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, в которых содержатся сведения финансового характера.
2.12. Адресат располагается в верхнем правом углу документа. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу:
Администрация
Нижегородской области
Управление делами
Главному бухгалтеру
Пересыпину А.К.
Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации входит в состав наименования должности адресата:
Генеральному директору
производственного объединения
"Фармация"
Сидоровой А.И.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно:
Директорам предприятий
и руководителям организаций
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.
2.13. Особым способом введения документа в действие является его утверждение.
Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения.
Утверждаются документы губернатором, руководителями структурных подразделений областной администрации, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах.
Утверждению, как правило, подлежат следующие виды документов:
положения (о структурных подразделениях, об организациях и т.п.);
уставы организаций и учреждений;
отчеты и балансы;
структура и штатные расписания;
текущие и перспективные планы;
акты приема в эксплуатацию законченных строительством или реконструкцией зданий и сооружений;
акты приема и передачи дел;
отдельные разновидности протоколов.
Документы утверждаются оформлением реквизита "гриф утверждения" или изданием распорядительного документа в случаях, когда введение документа требует дополнительных действий и предписаний или решения коллегиального органа.
Утверждение документа производится после его подписания.
Грифы утверждения оформляются следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Директор департамента
образования и науки
подпись Ю.Н.Бармин
19.05.93
или
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжение губернатора
12.06.93 N 195-р
2.14. В резолюции руководителя, как правило, указывается фамилия, инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения, подпись руководителя и дата написания резолюции.
Резолюцию пишут в правом верхнем углу на лицевой стороне стороне первого листа документа. На письмах резолюция располагается между адресатом и текстом документа. Если это место занято другим реквизитом, допускается размещать резолюцию на любой свободой площади лицевой стороны листа документа, кроме полей.
Как правило, в резолюции указание об исполнении документа дается одному должностному лицу (подразделению). Если указание дается нескольким должностным лицам (подразделениям), то ответственным за исполнение документа в целом является должностное лицо (подразделение), указанное в резолюции первым.
Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя своевременно представить необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
2.15. Все служебные документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту независимо от их вида, содержания и назначения. Без заголовка составляются лишь документы на бумаге формата А5, извещения, телеграммы и телефонограммы.
Заголовок должен быть лаконичным, точным, с необходимой полнотой раскрывать содержание документа. Для заголовка рекомендуется использовать конструкции с предлогом "О" ("об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос "о чем", например, "Об изменении...", "О выделении...".
Заголовок формулируется составителем документа, печатается строчными буквами через один межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков. В конце заголовка точка не ставится.
2.16. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается правовыми актами.
Кроме того, применение гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения физических и юридических прав лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на уставах (положениях) организаций, учреждений и предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях (приложение 1).
