АДМИНИСТРАЦИЯ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 26 ноября 1997 года № 1788-р
Об использовании электронной почты в
органах управления Нижегородской области
_______________________________________________________________________________
Утратил силу на основании
распоряжения правительства Нижегородской области от 29 мая 2009 года № 1176-р
_______________________________________________________________________________
В целях придания электронной почте органов управления Нижегородской области (далее "электронной почте Администрации") статуса официального вида документальной связи наравне с телефонограммами и факс сообщениями, повышения оперативности информационного взаимодействия органов управления Нижегородской области, совершенствования системы документооборота, и в связи с завершением работ по созданию системы электронной почты Администрации:
1. Утвердить Положение по организации делопроизводства при использовании электронной почты Администрации в органах управления Нижегородской области (приложение 1).
2. Утвердить Положение о порядке взаимодействия районных узлов телекоммуникаций с Администрацией Нижегородской области (приложение 2).
3. Структурным подразделениям Администрации области:
3.1. Для электронного документооборота с органами местного самоуправления использовать только электронную почту Администрации.
3.2. Назначить лиц, прошедших необходимую подготовку, ответственными за организацию делопроизводства при использовании электронной почты Администрации.
4. Рекомендовать главам местного самоуправления:
4.1. Использовать электронную почту Администрации для электронного документооборота с подразделениями Администрации области и между собой.
4.2. Назначить ответственных администраторов районного узла телекоммуникаций (РУТ).
4.3. Обеспечить ежедневную эксплуатацию РУТ.
5. Государственному унитарному предприятию "Нижегородский территориальный центр информатизации" (Коников М.М):
5.1. Обеспечить круглосуточную бесперебойную работу узла электронной почты Администрации и обслуживание его абонентов.
5.2. Обеспечивать подразделения органов управления текущей информацией о функционировании электронной почты Администрации.
5.3. В срок до 01.01.1998 г. разработать технологические стандарты и рекомендации по применению электронной почты, обязательные для исполнения всеми подразделениями органов управления. До внедрения стандартов обеспечивать оперативную консультационную поддержку пользователей по возникающим проблемам взаимодействия.
5.4. Провести обучение в структурных подразделениях Администрации области лиц, ответственных за организацию делопроизводства при использовании электронной почты Администрации.
6. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на Управление делами (Герасимов В.П.).
Губернатор Нижегородской области И.П. Скляров
Приложение 1
к распоряжению
Губернатора Нижегородской области
от 26.11.97 N 1788-р
Положение
по организации делопроизводства при использовании электронной
почты Администрации в органах управления Нижегородской области
1. Общие положения.
1. 1. Настоящее Положение уточняет правила ведения делопроизводства, изложенные в "Инструкции о ведении делопроизводства в администрации Нижегородской области", утвержденной постановлением губернатора Нижегородской области от 16.02.94 N 18 (далее в тексте "Инструкции"), и "Рекомендациях по делопроизводству в органах исполнительной власти, организациях и учреждениях" и определяет порядок обработки документов, передаваемых по электронной почте.
1.2. Не подлежат пересылке по электронной почте (ЭП) любые документы, имеющие грифы ограничения доступа.
1.3. Нормативные документы могут передаваться с использованием электронной почты только в качестве справочно-информационного материала, а при условии документирования информации в соответствии со ст.5 Закона РФ от 20.02.95 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" как документы, имеющие юридическую силу.
2. Применяемые термины и понятия
Документ (документированная информация) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее дентифицировать.
Электронное письмо -электронное сообщение (информационный поток), передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю. Электронное письмо состоит из заголовка (конверта), содержащего служебную почтовую информацию, и тела письма, содержащего передаваемую информацию.
Электронная почта (ЭП) -передача информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.
Коммуникационная служба включает в себя лицо, ответственное за организацию делопроизводства при использовании электронной почты Администрации и может также включать оператора(ов) рабочего места с электронной почтой Администрации.
3. Делопроизводство при использовании ЭП.
3.1. Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы обязательно имеют оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные вышеназванной инструкцией по подготовке, оформлению и регистрации документов на бумажном носителе.
3.2. Подразделение-автор (отправитель) документа предоставляет в коммуникационную службу соответствующего уровня оригинал документа и его выверенную электронную копию.
3.3. Коммуникационная служба производит регистрацию документа и проставляет на бумажном и электронном варианте документа соответствующие реквизиты. Документ отправляется по ЭП в течение не более чем 2-х часов с момента его получения от отправителя.
3.4. На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства, как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Вся переписка по ЭП регистрируется администратором РУТ или коммуникационной службой подразделения Администрации в специальном журнале. Для входящей почты обязательна регистрация времени и сотрудника, которому передается сообщение. Далее полученный документ передается в соответствии с правилами организации документооборота п.п. 4,5 Инструкции.
3.5. При регистрации документа, посланного или принятого по ЭП, кроме прочего, делается пометка о способе получения (ЭП), электронный адрес отправителя и получателя, даты отправления и получения документа.
3.6. Документы справочно-информационного и технологического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются. Кроме того, они не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.
3.7. Отправке по ЭП подлежат сообщения, объемом до 100 килобайт с временем актуальности один-два дня. Для снижения расходов районных администраций на междугороднюю телефонную связь, сообщения справочно-информационного характера большого размера (более 100 Кб) с временем актуальности неделя и более должны передаваться в ГУП НТЦИ для последующей рассылки на дисках ZIP, совместно с пополнениями к нормативной базе. Рассылка осуществляется раз в неделю (в среду).
4. Особые случаи при использовании ЭП
4.1 На электронных письмах могут применяться специальные грифы, требующие особого порядка обработки документов при использовании ЭП: "срочно" и "с уведомлением о вручении". Постановка указанных грифов на документах оправляемых по ЭП разрешена только руководителям структурных подразделений Администрации области и главам местного самоуправления. Возможно раздельное или совместное применение этих грифов.
4.2. Гриф "срочно" требует для исходящих документов немедленной регистрации и отправки по ЭП, для входящих первоочередной распечатки и передачи его адресату.
4.3. Гриф "с уведомлением о вручении" требует для входящих документов передачи их адресату с регистрацией фамилии и должности сотрудника, получившего документ, и времени вручения. Полученные данные отправляются коммуникационной службой отдельным ответным электронным письмом в адрес отправителя и являются подтверждением о вручении. Данная операция не связана с возможной автоматической отправкой "подтверждения о доставке" применяемого в системе ЭП.
5. Обязательные реквизиты и кодовые обозначения.
5.1. Официальный документ должен иметь обязательные реквизиты в соответствии с требованиями Инструкции и "Рекомендаций по делопроизводству в органах исполнительной власти, организациях и учреждениях". Документы справочно-информационного характера могут не иметь части обязательных реквизитов.
5.2. Характер электронного письма (официальное, информационное или технологическое), а также особые случаи отправки (срочное, с уведомлением о вручении) обозначаются в начале заголовка соответствующими кодовыми обозначениями:
- "О" -официальное,
- "И" -информационное,
- "Т" -технологическое,
- "С" -срочное,
- "У" -с уведомлением о вручении.
Кодовые обозначения или их сочетания отделяются от заголовка письма восклицательным знаком "!". Порядок следования обозначений в сочетаниях должен соответствовать указанному в приведенном списке. Например, официальное сообщение с грифом "срочно" и "с уведомлением о вручении" должно иметь в заголовке -"ОСУ! Заголовок письма". Информационное сообщение с грифом "с уведомлением о вручении" должно иметь в заголовке -"ИУ! Заголовок письма".
При отсутствии кодовых обозначений считается, что это технологическое письмо без грифов.
6. Технологические рекомендации.
Для упрощения передачи информации в сторону районных администраций рассылка производится через списки почтовой рассылки, создаваемые по заявкам подразделений органов управления. Для рассылки информации по всем районам, определенным группам районов или по подразделениям районного звена, администратору подразделения необходимо послать запрос по адресу support@inforis.nnov.ru на включение его в соответствующий список рассылки в качестве разрешенного отправителя.
Приложение 2
к распоряжению
губернатора Нижегородской области
от 26.11.97 N 1788-р
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке взаимодействия районных узлов телекоммуникаций
с Администрацией Нижегородской области
1. Общие положения.
1.1. Настоящий документ определяет состав, задачи, функции районных узлов телекоммуникаций (РУТ) органов управления Нижегородской области, создаваемых согласно "Программе информатизации органов управления Нижегородской области", утвержденной Постановлением Губернатора Нижегородской области от 11.03.96 N 82.
1.2. РУТ является элементом информационной системы органов управления Нижегородской области.
1.3. Оборудование РУТ является областной собственностью. Все вопросы использования оборудования для решения задач, не оговоренных в данном положении, модернизации, обеспечения расходными материалами регулируются договором между управлением делами областной Администрации и администрацией района "О передаче во временное пользование имущества Администрации Нижегородской области".
2. В состав РУТ входит:
2.1. Организационное обеспечение
- распоряжение Губернатора Нижегородской области от 30.05.95 N 663-р "Об информатизации органов управления Нижегородской области" и постановление Губернатора Нижегородской области от 11.03.96 N 82 "Об утверждении Программы информатизации органов управления Нижегородской области",
- распоряжение Губернатора Нижегородской области от 26.06.96 N 850-р "О создании государственного унитарного предприятия "Территориальный центр информатизации Администрации Нижегородской области" (НТЦИ)",
- настоящее Положение,
- Положение по организации делопроизводства при использовании электронной почты Администрации в органах управления
Нижегородской области
- техническая и эксплуатационная документация на оборудование и программное обеспечение,
- курсы подготовки и переподготовки администраторов РУТ, проводимые НТЦИ на основе договора, заключенного с
Администрацией области,
- совещания и семинары администраторов РУТ,
2.2. Кадровое обеспечение
- администратор из числа сотрудников районной администрации, прошедший обучение и имеющий сертификат,
- оператор (ы) из числа сотрудников районной администрации, замещающий (е) администратора на время его отсутствия, и
обученные им.
2.3. Аппаратное обеспечение
- персональный компьютер Pentium 150,
- модем Motorola Pro 28,8,
- источник бесперебойного питания Pulsar ES4,
- принтер DeskJet 690 C,
- прочее по мере развития,
2.4. Программное обеспечение
- OC Windows 95,
- Минихост сервер -почтовая программа,
- Infobase программная оболочка для работы с документами,
- прочее по мере развития,
2.5. Информационное обеспечение
- базы данных по законодательству,
- базы данных по образцам деловых документов,
- базы данных по юридическим консультациям и комментариям
- прочее по мере развития.
3. Основные задачи
Основные задачи РУТ сформулированы в пункте 3.2.3.3. "Программы информатизации органов управления Нижегородской области" являются:
- оказание услуг конечным абонентам органов управления в районах области (подразделениям органов местного самоуправления);
- работа в качестве промежуточного пункта для передачи информации (обслуживание других, значимых для органов государственной власти и местного самоуправления, предприятий и организаций в районах области).
4. Функции
В обязанности персонала РУТ входит выполнение следующих функций:
- прием и отправка электронной почты для районной администрации по телефонной сети общего пользования (ТфСОП);
